Πόσο εύκολο είναι για έναν υπάλληλο να πει στον προϊστάμενό του ότι δεν τα βγάζει πέρα με τον όγκο εργασίας που διεκπεραιώνει καθημερινά; Η απάντηση είναι: καθόλου εύκολο. Με την κατάλληλη όμως προετοιμασία και τη σωστή στρατηγική μπορεί ο υπάλληλος να βελτιώσει την κατάστασή του.
Εισαγωγή
Ένας υπάλληλος μπορεί να αισθάνεται βαρυφορτωμένος λόγω του ότι έχει πολλές ευθύνες ή ασχολείται ταυτόχρονα με πολλά έργα ή έχει πιεστικά χρονοδιαγράμματα κ.λπ. Όλα αυτά οδηγούν τον υπάλληλο σε εξουθένωση. Οι πιο πολλοί υπάλληλοι διστάζουν να το αναφέρουν στον προϊστάμενό τους, φοβούμενοι ότι αυτός θα το εκλάβει ως αδυναμία ή ανικανότητα. Για αυτό και ο υπάλληλος, προτού αποφασίσει να μιλήσει με τον προϊστάμενό του, πρέπει να κάνει τα εξής:
• αναγνώριση του προβλήματος
• προετοιμασία για τη συνάντηση με τον προϊστάμενό του
• επιλογή κατάλληλου χώρου και χρόνου για τη συζήτηση
• στάση του κατά τη διάρκεια της συζήτησης
• εισήγηση για πιθανές λύσεις
• ανταπόκριση σε λύσεις που πιθανόν να προτείνει ο προϊστάμενος, και
• παρακολούθηση προόδου
Αναλυτικά:
Αναγνώριση του προβλήματος
Προτού ο υπάλληλος αποφασίσει να συζητήσει το θέμα με τον προϊστάμενό του, θα πρέπει να βεβαιωθεί ότι υπάρχει χρόνιο πρόβλημα, τα συμπτώματα του οποίου περιλαμβάνουν τα εξής:
• ψυχική και σωματική κούραση (πονοκέφαλοι, κόπωση, εξάντληση, αϋπνίες κ.λπ.), τα οποία δεν φεύγουν κατά την ξεκούραση
• νοητική εξουθένωση, δυσκολία στη συγκέντρωση, αδυναμία μνήμης
• πτώση στην ποιότητα της εργασίας του, παρ' όλες τις προσπάθειές του
• υποβάθμιση ισοζυγίου εργασίας και ιδιωτικής ζωής, λόγω υπερωριακής εργασίας και εργασίας κατά τα Σαββατοκύριακα, με αποτέλεσμα να μην περισσεύει χρόνος για ξεκούραση και ψυχαγωγία.
Αναγνωρίζοντας τα πιο πάνω συμπτώματα θα είναι πιο εύκολο για τον υπάλληλο να προσεγγίσει τον προϊστάμενό του με συγκεκριμένες θέσεις, προκειμένου να αποδείξει ότι ο όγκος της εργασίας του έπαυσε να είναι διαχειρίσιμος.
Προετοιμασία
Από τη στιγμή που ο υπάλληλος θα στοιχειοθετήσει το πρόβλημά του, θα πρέπει να προετοιμαστεί για να συζητήσει το θέμα με τον προϊστάμενό του. Η προετοιμασία θα πρέπει να περιλαμβάνει τα εξής:
• λεπτομερή καταγραφή της καθημερινής εργασίας του, των χρονοδιαγραμμάτων κάθε έργου και του χρόνου που απαιτείται για να διεκπεραιωθεί κάθε έργο. Με τα στοιχεία αυτά θα μπορέσει να αποδείξει στον προϊστάμενό του τον όγκο της εργασίας του και πώς ο όγκος αυτός επηρεάζει την απόδοσή του.
• προτεραιοποίηση της εργασίας του, με πρώτα τα έργα που είναι πιο σοβαρά και χρειάζονται άμεση εκτέλεση. Ακολουθούν οι εργασίες που μπορούν να γίνουν αργότερα ή να μεταβιβαστούν σε άλλους υπαλλήλους. Με τον τρόπο αυτόν, ο υπάλληλος θα έχει καθαρή εικόνα πού χρειάζονται αλλαγές και να προτείνει στον προϊστάμενό του πιθανές λύσεις.
• εντοπισμό των επιπτώσεων της υπερφόρτωσής του και πώς αυτή επηρεάζει τη δική του εργασία και την εργασία των συναδέλφων του. Πιθανές επιπτώσεις: μη τήρηση χρονοδιαγραμμάτων, φθίνουσα ποιότητα, άγχος κ.λπ. Αναφέροντας αυτές τις επιπτώσεις, ο υπάλληλος θα μπορέσει ευκολότερα να εξηγήσει στον προϊστάμενό του το εύρος του προβλήματος.
Επιλογή του σωστού τόπου και χρόνου
Για να συζητηθούν τέτοια λεπτά θέματα, πρέπει να επιλέγεται ο σωστός τόπος και χρόνος. Το ιδανικό είναι να επιλέγεται χρόνος κατά τον οποίο ο προϊστάμενος να είναι σε καλή διάθεση και να μην είναι ο ίδιος βαρυφορτωμένος με τα δικά του καθήκοντα. Όσον αφορά τον τόπο πρέπει να είναι τέτοιος που να μην επιτρέπονται διακοπές και παρεμβάσεις:
• ο υπάλληλος δεν πρέπει ποτέ να αναφέρει το πρόβλημα στον προϊστάμενό του παρεμπιπτόντως. Πρέπει να ζητήσει επί τούτω επίσημα συνάντηση μαζί του σε ώρα που να βολεύει και τους δύο.
• Ο χώρος που θα επιλεγεί πρέπει να είναι τέτοιος ώστε να μπορέσει ο υπάλληλος να ενημερώσει τον προϊστάμενό του ελεύθερα και εμπιστευτικά.
Θετική προσέγγιση
Ο τρόπος με τον οποίον ο υπάλληλος θα παρουσιάσει το θέμα πρέπει να είναι θετικός και να στοχεύει στην εξεύρεση κοινά αποδεκτής λύσης. Ο υπάλληλος πρέπει να είναι ήρεμος και να μην υπερτονίζει το πρόβλημα. Η θέση του πρέπει να είναι ότι υπάρχουν κάποια προβλήματα τα οποία πρέπει να αντιμετωπιστούν με τρόπο που θα ωφεληθούν τόσο ο ίδιος όσο και ο οργανισμός. Ο υπάλληλος πρέπει να:
• εξηγήσει στον προϊστάμενό του ότι η υπερφόρτωσή του επηρεάζει αρνητικά την απόδοσή του, χωρίς να κατηγορεί κανέναν και προπαντός τον προϊστάμενό του.
• παρουσιάσει στον προϊστάμενό του τα στοιχεία που συγκέντρωσε κατά την προετοιμασία του και τα οποία θα καλύπτουν τον όγκο εργασίας του και τα ασφυκτικά χρονοδιαγράμματα και πώς αυτά επηρεάζουν την απόδοση και το ισοζύγιο της εργασίας του και της ιδιωτικής του ζωής.
• αναφέρει τις προσπάθειες που καταβάλλει για να ανταποκρίνεται στα καθήκοντά του και πώς ο φόρτος εργασίας επηρεάζει την παραγωγικότητά του.
Πιθανές λύσεις
Όπως έχει ήδη αναφερθεί, ο υπάλληλος -στο στάδιο της προετοιμασίας- θα έχει ετοιμάσει κατάλογο με πιθανές λύσεις που θα προτείνει στον προϊστάμενό του.
Ο υπάλληλος μπορεί να ζητήσει από τον προϊστάμενό του να:
• επιλέξει ποια από τα καθήκοντά του είναι τα σημαντικότερα για να τα προτεραιοποιήσει
• επεκτείνει τα χρονοδιαγράμματα για συγκεκριμένα έργα
• αναθέσει κάποια από τα καθήκοντα του υπαλλήλου σε άλλους υπαλλήλους
• τον ενισχύσει με πρόσθετους υπαλλήλους ή να αναθέσει κάποια έργα σε εξωτερικούς συνεργάτες (out sourcing).
Ευήκοον ους στις απόψεις του προϊσταμένου
Ο υπάλληλος δεν πρέπει να μονοπωλήσει τη συζήτηση· πρέπει να γίνει διάλογος, με τον υπάλληλο να ακούει προσεκτικά τα όσα θα του αναφέρει ο προϊστάμενός του. Πιθανόν ο τελευταίος να γνωρίζει πράγματα που δεν είναι υπόψη του υπαλλήλου:
• ο προϊστάμενος μπορεί να εισηγηθεί τρόπους καλύτερης διαχείρισης της εργασίας και ο υπάλληλος πρέπει να είναι ανοικτός στην εποικοδομητική ανατροφοδότηση.
• πιθανόν και ο ίδιος ο προϊστάμενος να είναι βαρυφορτωμένος, οπότε τα δύο μέρη μπορούν να συνεργαστούν προκειμένου να αντιμετωπίσουν τα κοινά τους προβλήματα.
Παρακολούθηση
Μετά τη συνάντηση, ο υπάλληλος πρέπει να παρακολουθεί ότι τα συμφωνηθέντα εφαρμόζονται και από τα δύο μέρη:
• ο υπάλληλος πρέπει να βρίσκεται σε διαρκή ανοικτό διάλογο με τον προϊστάμενό του
• αν όλα προχωρούν ομαλά, ο υπάλληλος πρέπει να ενημερώνει περιοδικώς τον προϊστάμενό του
• αν τα συμφωνηθέντα δεν έφεραν το επιθυμητό αποτέλεσμα, πρέπει ο υπάλληλος να ενημερώσει τον προϊστάμενό του για λήψη διορθωτικών μέτρων.
Επίλογος
Δεν υπάρχει αμφιβολία ότι είναι πολύ αγχώδες για έναν υπάλληλο να παραπονεθεί στον προϊστάμενό του ότι είναι βαρυφορτωμένος. Όμως είναι κάτι που πρέπει να γίνει προκειμένου να μην επηρεαστούν η υγεία και η απόδοση του υπαλλήλου. Κατ’ αρχάς πρέπει ο υπάλληλος να προετοιμαστεί κατάλληλα, να στοιχειοθετήσει το πρόβλημα και να συζητήσει το θέμα με τον προϊστάμενό του τηρώντας εποικοδομητική στάση, με στόχο την εξεύρεση λύσης και την εξασφάλιση ισοζυγίου μεταξύ εργασίας και ιδιωτικής ζωής. Οι υπάλληλοι πρέπει να έχουν υπόψη τους ότι ο ανοικτός διάλογος είναι ο βασικότερος παράγοντας στην επίλυση εργασιακών προβλημάτων και στη δημιουργία ενός υγιούς και αρμονικού εργασιακού περιβάλλοντος.
* Fellow του Ινστιτούτου Τραπεζιτών Λονδίνου | Ιδρυτικού μέλους του Κυπριακού Ινστιτούτου Χρηματοοικονομικών Υπηρεσιών και του Κυπριακού Συνδέσμου Διεύθυνσης Ανθρώπινου Δυναμικού
