Αποτελεσματική επίλυση προβλημάτων

Η ικανότητα επίλυσης προβλημάτων είναι ένα πολύτιμο πλεονέκτημα για κάθε εργαζόμενο. Στον εργασιακό χώρο υπάρχουν προκλήσεις, ασφυκτικά χρονοδιαγράμματα, δύσκολοι πελάτες, τεχνικά προβλήματα, διαφωνίες μεταξύ συναδέλφων, απρόβλεπτες αλλαγές κ.λπ. Αποτελεσματική επίλυση προβλημάτων δεν σημαίνει απλώς γρήγορες απαντήσεις. Χρειάζονται σωστή αντίληψη του προβλήματος, κριτική σκέψη, εξέταση διάφορων επιλογών και λήψη λυσιτελών αποφάσεων. Όλα αυτά βοηθούν τους εργαζομένους να εργάζονται πιο αποτελεσματικά, να μειώνουν το άγχος και να εξελίσσονται σε σημαντικά μέλη των ομάδων τους.

Σωστή κατανόηση του προβλήματος

Το πρώτο βήμα για την επίλυση οποιουδήποτε προβλήματος είναι η σωστή αξιολόγησή του. Πολλές φορές οι άνθρωποι βιάζονται να λύσουν ένα πρόβλημα προτού καλά-καλά αντιληφθούν ποιο είναι το πρόβλημα αυτό. Έτσι μπορεί να σπαταλήσουν πολύτιμο χρόνο για θεραπεία των συμπτωμάτων και όχι του πραγματικού προβλήματος.  Το ακριβές πρόβλημα μπορεί να καθοριστεί υποβάλλοντας απλές ερωτήσεις όπως: «Τι έγινε; Πότε έγινε; Ποιοι επηρεάστηκαν και πώς; Τι πρέπει να γίνει για να λυθεί το πρόβλημα;». Η συγκέντρωση των σωστών πληροφοριών παρεμποδίζει τις εικασίες και βοηθά στην επικέντρωση στο πραγματικό πρόβλημα.

Κερματισμός μεγάλων προβλημάτων

Κάποια προβλήματα στον εργασιακό χώρο φαίνονται ανυπέρβλητα γιατί επηρεάζουν ταυτόχρονα πολλά θέματα (πολλές υποθέσεις). Το πρόβλημα αμβλύνεται με τον κερματισμό του έργου σε μικρότερα κομμάτια, εύκολα διαχειρίσιμα. Αν π.χ. ένα έργο καθυστερεί, θα ήταν καλό να εξεταστεί ο προγραμματισμός του, οι διαθέσιμοι πόροι (υλικοί και ανθρώπινοι), η επικοινωνία, τυχόν απροσδόκητα εμπόδια κ.λπ. Με την έρευνα αυτή θα εντοπιστεί εύκολα ο λόγος της καθυστέρησης του έργου και θα γίνουν διορθωτικές κινήσεις. Επίσης, με τον κερματισμό του έργου σε μικρότερα κομμάτια είναι ευκολότερη η παρακολούθηση της προόδου του.

Κριτική σκέψη και υποβολή ερωτήσεων

Τα προβλήματα δεν λύνονται με την πρώτη διαθέσιμη/προτεινόμενη λύση. Οι υπάρχουσες πληροφορίες πρέπει να μελετώνται προσεκτικά και να υποβάλλονται διευκρινιστικές ερωτήσεις. Πρέπει να εξετάζεται κατά πόσο οι πληροφορίες αυτές οδηγούν σε επίλυση του προβλήματος με τον καλύτερο τρόπο. Επαναλαμβάνοντας την ερώτηση «γιατί συμβαίνει αυτό;» μπορούμε να εντοπίσουμε τη ρίζα του κακού.  Επίσης είναι βασικό να μπορούμε να ξεχωρίζουμε τα γεγονότα από τις απόψεις. Η κριτική σκέψη μάς επιτρέπει να λαμβάνουμε αποφάσεις βασισμένες πάνω σε αδιάσειστα στοιχεία και όχι πάνω σε εικασίες ή συναισθήματα.

Μήπως υπάρχουν κι άλλες λύσεις;

Σπάνια μια μόνο λύση προσφέρεται για την επίλυση ενός προβλήματος στον χώρο εργασίας. Προτού πάρουμε μια απόφαση, πρέπει πρώτα να διερευνήσουμε μήπως υπάρχουν κι άλλες πιθανές λύσεις. Πρέπει να σκεφτόμαστε δημιουργικά, έχοντας υπόψη τόσο τις παραδοσιακές λύσεις όσο και τις λιγότερο εμφανείς. Επίσης, συζητώντας το θέμα με συναδέλφους μπορεί αυτοί να προτείνουν κάτι το οποίο εμείς δεν σκεφτήκαμε. Από τη στιγμή που θα έχουμε στη διάθεσή μας διάφορες πιθανές λύσεις, μπορούμε να πάρουμε την τελική μας απόφαση λαμβάνοντας υπόψη τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματα της κάθε μιας, τα κόστη, τους κινδύνους και τα αναμενόμενα αποτελέσματα.   Με τον τρόπο αυτόν αποφεύγεται η λήψη αυθόρμητων/παρορμητικών αποφάσεων και αυξάνονται οι πιθανότητες να πάρουμε την καλύτερη λύση.

Τα παθήματα μαθήματα

Πολλές φορές το πάθημα γίνεται το καλύτερο μάθημα. Όταν προκύψει ένα λάθος, είναι σφάλμα να το αγνοήσουμε χωρίς να εξετάσουμε από πού αυτό προέκυψε. Πρέπει να βρίσκουμε τι πήγε στραβά, γιατί έγινε αυτό και τι θα πρέπει να κάνουμε διαφορετικά την επόμενη φορά.  Αυτό δεν σημαίνει ότι πρέπει να αρχίσουμε να κατηγορούμε τον εαυτό μας ή τους άλλους. Απλώς θα αξιοποιήσουμε τα λάθη μας για να βελτιωθούμε. Προς την κατεύθυνση αυτή βοηθά η δημιουργία καταλόγου με τα συχνά λάθη και πώς τα αντιμετωπίσαμε. Με τον τρόπο αυτόν μπορούμε να επιλαμβανόμαστε ταχύτερα λαθών που επεσυνέβησαν και στο παρελθόν.

Επικοινωνία και συνεργασία

Ένα πρόβλημα αντιμετωπίζεται καλύτερα όταν για τη λύση του εργάζεται μια ομάδα ανθρώπων αντί ένα άτομο μόνο. Οι άνθρωποι μπορεί να έχουν διαφορετικές εμπειρίες, γνώσεις και απόψεις, οι οποίες να οδηγήσουν σε λύσεις τις οποίες ένα άτομο μόνο του δεν θα μπορούσε να σκεφτεί. Ο υπεύθυνος της ομάδας πρέπει να εξηγεί  λεπτομερώς το πρόβλημα και να ακούει προσεκτικά τις απόψεις και εισηγήσεις των άλλων. Στο σημείο αυτό δεν πρέπει να συζητείται ποιος φταίει και γιατί. Στόχος της συζήτησης πρέπει να είναι η εξεύρεση της καλύτερης λύσης. Αφού η ομάδα καταλήξει στην ιδανικότερη λύση, αυτή θα πρέπει να γίνει αντιληπτή από όλους και να εξηγηθεί σ’ αυτούς ποιος ο δικός τους ρόλος στην επίλυση του προβλήματος.

Ηρεμία και ψυχραιμία

Όταν προκύψει ένα πρόβλημα, η κατάσταση χειροτερεύει αν οι ιθύνοντες αντιδράσουν συναισθηματικά και παρορμητικά. Το άγχος μάς εμποδίζει να σκεφτόμαστε λογικά, με αποτέλεσμα να λαμβάνουμε βεβιασμένες αποφάσεις. Αναπτύσσοντας την ικανότητα να παραμένουμε ψύχραιμοι, μας βοηθά να εξετάζουμε την κατάσταση πιο αντικειμενικά. Όταν αντιμετωπίζουμε ένα δύσκολο πρόβλημα, δεν πρέπει να αντιδρούμε ενστικτωδώς αλλά να μελετούμε πρώτα προσεκτικά τις υπάρχουσες πληροφορίες και να επικεντρωνόμαστε σ’ αυτά που μπορούμε να ελέγξουμε. Ακόμη, ένα μικρό διάλειμμα μπορεί να βοηθήσει το μυαλό μας να καθαρίσει και να μας επιτρέψει να ξαναδούμε το πρόβλημα με μια πιο εποικοδομητική ματιά. 

Θετική νοοτροπία

Η ικανότητα επίλυσης προβλημάτων είναι μια διαρκής διαδικασία.  Παρά να σκεφτόμαστε ότι την ικανότητα αυτή είτε την έχεις είτε δεν την έχεις, είναι καλύτερα να τη θεωρούμε ως μια ικανότητα η οποία μπορεί να αποκτηθεί με πρακτικές εφαρμογές, όπως η αναζήτηση ανατροφοδότησης από συναδέλφους, η συζήτηση με έμπειρους υπαλλήλους και η ανάληψη πρωτοβουλιών για χειρισμό δύσκολων υποθέσεων. Βοηθούν επίσης η μελέτη σχετικών βιβλίων και άρθρων, η εκπαίδευση και η παρακολούθηση πώς οι έμπειροι επαγγελματίες προσεγγίζουν τα προβλήματα.  Όσα περισσότερα παραδείγματα έχουμε υπόψη μας τόσο πιο σίγουροι θα είμαστε και τόσο πιο ευπροσάρμοστοι θα γίνουμε.

Επίλογος

Για να μπορέσει ένας άνθρωπος να αποκτήσει την ικανότητα αποτελεσματικής αντιμετώπισης των προβλημάτων, χρειάζονται υπομονή, προσεκτική μελέτη, κριτική σκέψη και προθυμία για μάθηση.  Τα προβλήματα αντιμετωπίζονται με τη σωστή αντίληψη του προβλήματος, τον κερματισμό τους, την εξέταση διάφορων λύσεων (όχι μόνο μιας), την αποτελεσματική επικοινωνία και αξιοποίηση των λαθών για μάθηση. Οι ικανότητες επίλυσης προβλημάτων ενισχύονται με το να παραμένουμε ψύχραιμοι και να αναπτύσσουμε θετική νοοτροπία.  Η επιτυχία δεν εστιάζεται στην άμεση επίλυση του προβλήματος αλλά στη δημιουργία μιας αξιόπιστης διαδικασίας με στόχο την καλύτερη λύση.

* Fellow του Ινστιτούτου Τραπεζιτών Λονδίνου | Ιδρυτικού μέλους του Κυπριακού Ινστιτούτου Χρηματοοικονομικών  Υπηρεσιών και του Κυπριακού Συνδέσμου Διεύθυνσης Ανθρώπινου Δυναμικού.