Πολλές φορές βρισκόμαστε σε δίλημμα ποιο από τα τρία βασικά μέσα επικοινωνίας πρέπει να χρησιμοποιήσουμε: τηλέφωνο, τηλεφωνικό μήνυμα (sms) ή ηλεκτρονικό μήνυμα (email). Πριν από λίγα χρόνια δεν αντιμετωπίζαμε τέτοια διλήμματα αφού οι επιλογές μας περιορίζονταν στο ταχυδρομείο, το τηλέφωνο, το τέλεξ (σήμερα πολύ σπάνια χρησιμοποιείται, κυρίως ως εφεδρικό) και, αργότερα, το φαξ. Όσο παράξενο κι αν σας φαίνεται, οι δύο τελευταίοι από τους τρόπους αυτούς εξακολουθούν να χρησιμοποιούνται, ενώ το τηλέφωνο (σε βελτιωμένη έκδοση - κινητό) βρίσκεται στις δόξες του.
Εισαγωγή
Η νέα τεχνολογία έχει αυξήσει σημαντικά τους τρόπους με τους οποίους οι άνθρωποι μπορούν να επικοινωνούν. Οι τρόποι αυτοί εξυπηρετούν τον ίδιο σκοπό: την επικοινωνία. Όμως, δεν ταιριάζουν όλοι σε όλες τις περιπτώσεις. Επιλέγοντας το κατάλληλο μέσο μπορούμε να είμαστε πιο σαφείς, πιο αποτελεσματικοί, να εκφράζουμε καλύτερα τα συναισθήματά μας, ακόμη και να βελτιώνουμε τις σχέσεις μας.
Πιο κάτω θα αναλύσουμε πότε είναι κατάλληλο και πότε ακατάλληλο το κάθε ένα από τα τρία αυτά μέσα.
Τηλέφωνο - άμεσο και προσωπικό
Το τηλέφωνο -και ειδικά το κινητό- είναι ένα από τα πιο άμεσα και προσωπικά μέσα επικοινωνίας. Σε αντίθεση με τα sms και τα μέιλ, μας προσφέρει άμεση επικοινωνία και ανατροφοδότηση, ενώ ταυτόχρονα μεταφέρουμε τα συναισθήματά μας με τον τόνο της φωνής μας. Γι' αυτό και το τηλέφωνο είναι το πιο κατάλληλο μέσο για επείγοντα θέματα, επείγουσες περιπτώσεις και, γενικά, για υποθέσεις που χρειάζονται συζήτηση ή διευκρινίσεις. Φανταστείτε έναν άνθρωπο που κινδυνεύει να προσπαθήσει να στείλει sms ή μέιλ! Με το τηλέφωνο το φωνητικό του μήνυμα θα πάει στον δέκτη αμέσως, χωρίς καθυστέρηση ή παρεξηγήσεις. Το τηλέφωνο είναι επίσης κατάλληλο για συναισθηματικές ή ευαίσθητες συζητήσεις. Η μετάδοση κακών νέων, η επίλυση διαφορών, η έκφραση συμπόνοιας και η συζήτηση προσωπικών θεμάτων είναι καλύτερα να γίνονται με το τηλέφωνο. Ακούγοντας τη φωνή του συνομιλητή μας μπορούμε να αντιληφθούμε αν εμφορείται από ενσυναίσθηση και ειλικρίνεια, πράγμα που δεν επιτυγχάνεται πάντοτε με τον γραπτό λόγο. Στον επαγγελματικό τομέα, πολύπλοκες συζητήσεις, διαπραγματεύσεις, ανατροφοδότηση κ.λπ., το τηλέφωνο επιτρέπει τη δυναμική ανταλλαγή ιδεών, ενώ τυχόν παρεξηγήσεις λύνονται αμέσως.
Παρόλα τα πλεονεκτήματά του, το τηλέφωνο καμιά φορά μπορεί να ενοχλήσει. Πιθανόν ο δέκτης του τηλεφωνήματος να είναι απασχολημένος ή να θεωρήσει ότι θα ήταν προτιμότερο ο πομπός να είχε στείλει μήνυμα. Γι' αυτό, παρόλη τη δημοτικότητά του, το τηλέφωνο πρέπει να χρησιμοποιείται όταν χρειάζεται άμεση επικοινωνία ή έκφραση συναισθημάτων.
Τηλεφωνικό μήνυμα (sms) - γρήγορο και πρακτικό
Το μέσο αυτό είναι σήμερα ένα από τα πιο δημοφιλή, λόγω της ταχύτητας και της πρακτικότητάς του. Είναι κατάλληλο για σύντομα (εξ ου και η ονομασία του Short Message Service), απλά και ανεπίσημα μηνύματα. Επιτρέπει στους ανθρώπους να επικοινωνούν χωρίς να διακόπτει ο ένας τον άλλον, αφού ο παραλήπτης του μηνύματος μπορεί να το μελετήσει όποτε τον βολεύει.
Πολύ κατάλληλο για καθημερινή χρήση, όπως επιβεβαίωση/διευθέτηση ραντεβού, γρήγορη ενημέρωση ή υποβολή σύντομων ερωτήσεων. Σε τέτοιες περιπτώσεις το τηλεφώνημα μπορεί να θεωρηθεί υπερβολικό, μη αναγκαίο ή επίσημο.
Είναι το πιο κατάλληλο μέσο για κοινωνικά τηλεφωνήματα, όπως ευχές (ονομαστικές γιορτές, χριστουγεννιάτικες, πασχαλινές κ.λπ.). Πρόκειται για φιλικά/προσωπικά μηνύματα που συνήθως συνοδεύονται από φατσούλες που τα καθιστούν ακόμη πιο φιλικά. Όσον αφορά τις ονομαστικές γιορτές, το τηλεφώνημα είναι πιο προσωπικό όμως υποχρεωτικά θα στείλεις sms όταν υπάρχουν πολλοί γιορτάρηδες (π.χ. Ανδρέας).
Εκείνο που απουσιάζει από τα μηνύματα αυτά είναι ο τόνος της φωνής, οι εκφράσεις του προσώπου και οι χειρονομίες. Η απουσία τους μπορεί να προκαλέσει παρεξηγήσεις, ειδικά όταν συζητούνται ευαίσθητα θέματα. Επίσης, μεγάλα και πολύπλοκα μηνύματα μπορεί να θεωρηθούν υπερβολικά ή να προκαλέσουν σύγχυση. Στον επαγγελματικό τομέα η συχνή χρήση μηνυμάτων sms μπορεί να θεωρηθεί μη επαγγελματική, ειδικά όταν συζητούνται σοβαρά θέματα.
Ενόψει των πιο πάνω, τα μηνύματα μέσω τηλεφώνου είναι κατάλληλα για σύντομη, καθαρή και με χαμηλό ρίσκο επικοινωνία.
Ηλεκτρονικό μήνυμα (email) - επίσημο, λεπτομερές, στοιχειοθετημένο
Το ηλεκτρονικό μήνυμα είναι περισσότερο δομημένο και επίσημο μέσο επικοινωνίας. Είναι κατάλληλο για επαγγελματικά, ακαδημαϊκά και άλλα σοβαρά θέματα. Ένα από τα μεγαλύτερα πλεονεκτήματά του είναι ότι το μήνυμα στέλνεται λεπτομερώς, καθαρά και μεθοδευμένα. Επίσης, τα μηνύματα αυτά αποτελούν γραπτή μαρτυρία και μπορούν να αξιοποιηθούν για σκοπούς αναφοράς, λογοδοσίας και τεκμηρίωσης.
Στους χώρους εργασίας χρησιμοποιούνται συχνά για ανταλλαγή εκθέσεων, μεταβίβαση οδηγιών, σύγκληση συσκέψεων κ.λπ. Είναι η πιο κατάλληλη μέθοδος όταν το μήνυμα απευθύνεται σε πολλούς αποδέκτες ή όταν αυτό συνοδεύεται από διάφορα έγγραφα, φωτογραφίες και άλλα αποδεικτικά. Επιτρέπουν στον αποστολέα να συντάξει προσεκτικά το μήνυμά του και στον παραλήπτη να το μελετήσει στον κατάλληλο γι' αυτόν χρόνο.
Χρησιμοποιείται συχνά για υποβολή αιτημάτων, παραπόνων και αιτήσεων, αφού ο αποστολέας μπορεί να χρησιμοποιήσει επαγγελματική γλώσσα και να παρουσιάσει την υπόθεσή του με μια λογική σειρά.
Παρόλα τα πλεονεκτήματά της δεν είναι κατάλληλη μέθοδος για επείγουσες υποθέσεις. Αν ο παραλήπτης δεν βλέπει τα μηνύματά του στο κινητό του τηλέφωνο, μπορεί να καθυστερήσει ή να μην διαβάσει καθόλου το μήνυμα. Επίσης, μπορεί κάποτε να εκληφθούν ως απρόσωπα, ειδικά όταν το θέμα απαιτεί συναισθηματική ευαισθησία. Τέλος, μακροσκελή μηνύματα μπορεί να αγνοηθούν από τους παραλήπτες ή να μην γίνουν πλήρως κατανοητά αν οι παραλήπτες δεν τα διαβάσουν προσεκτικά.
Η πιο κατάλληλη μέθοδος
Δεν υπάρχει μέσο επικοινωνίας γενικής χρήσεως. Η επιλογή της καλύτερης μεθόδου εξαρτάται από πολλούς παράγοντες, όπως αν είναι επείγον, αν είναι πολύπλοκο, αν αφορά θέμα συναισθηματικής ευαισθησίας καθώς και ποιες οι σχέσεις μεταξύ αποστολέα και παραλήπτη κ.λπ.
Το τηλέφωνο είναι ιδανικό για επείγουσες περιπτώσεις και θέματα συναισθηματικής ευαισθησίας. Τα sms είναι μια γρήγορη μέθοδος για μη επίσημες υποθέσεις. Τέλος, τα ηλεκτρονικά μηνύματα είναι κατάλληλα για επίσημα, λεπτομερή και στοιχειοθετημένα μηνύματα.
Αν χρησιμοποιηθεί μια λανθασμένη μέθοδος μπορεί να προκληθούν παρεξηγήσεις ή αναποτελεσματικότητα. Π.χ. η μετάδοση λυπηρών νέων με sms μπορεί να θεωρηθεί σκληρή και άκαρδη, ενώ ένα τηλεφώνημα για μια απλή πληροφορία μπορεί να θεωρηθεί αδιακρισία.
Η αποτελεσματική επικοινωνία δεν είναι μόνο θέμα του τι θα λεχθεί, αλλά και πώς θα σταλεί το σχετικό μήνυμα.
Επίλογος
Το κάθε ένα από τα τρία μέσα επικοινωνίας με τα οποία ασχοληθήκαμε σήμερα έχει τα δικά του πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα και είναι κατάλληλο για συγκεκριμένες περιπτώσεις. Κανένα μέσο δεν υπερτερεί των άλλων σε όλες τις περιπτώσεις. Αντίθετα, η χρήση του κάθε μέσου εξαρτάται από το περιεχόμενο και τον σκοπό του μηνύματος. Οι άνθρωποι μπορούν να επικοινωνούν καθαρά, με σεβασμό και αποτελεσματικότητα τόσο σε προσωπική όσο και σε επαγγελματική βάση, νοουμένου ότι αντιλαμβάνονται τη φύση του κάθε μέσου. Η επιλογή αυτή είναι επιτακτική αφού η συνδεσιμότητα σήμερα είναι συνεχής και άμεση.
ΣΗΜ. Τον τελευταίο καιρό είναι πολύ της μόδας τα βιντεομηνύματα. Με το θέμα αυτό θα ασχοληθούμε αποκλειστικά σε μελλοντικό μας άρθρο.
*Fellow του Ινστιτούτου Τραπεζιτών Λονδίνου | Ιδρυτικού μέλους του Κυπριακού Ινστιτούτου Χρηματοοικονομικών Υπηρεσιών και του Κυπριακού Συνδέσμου Διεύθυνσης Ανθρώπινου Δυναμικού
