Ο αριθμός των υπαλλήλων που ένας διευθυντής έχει υπό την εποπτεία του διαδραματίζει σημαντικό ρόλο στην αποτελεσματικότητα κάθε οργανισμού, αφού αυτός επηρεάζει τη δυναμική της ηγεσίας τού οργανισμού, την απόδοση των υπαλλήλων του, την επικοινωνία και γενικά τις επιδόσεις του. Ο κάθε οργανισμός πρέπει να παρακολουθεί συνεχώς το θέμα και να εφαρμόζει την κατάλληλη οργανική διάρθρωση, η οποία να είναι τόσο λειτουργική όσο και ευέλικτη.
Σημ. Στο άρθρο αυτό ο «αριθμός υπαλλήλων» σημαίνει τον αριθμό υπαλλήλων που υπάγονται σε έναν διευθυντή.
Μικρός vs μεγάλος αριθμός
Από πλευράς μεγέθους ο αριθμός αυτός μπορεί να είναι:
• Περιορισμένος
Ο διευθυντής είναι υπεύθυνος για μικρό αριθμό υπαλλήλων και υπάρχουν πολλά επίπεδα αναφοράς, με αποτέλεσμα να γίνονται αυστηρότεροι έλεγχοι και ισχυρότερη επίβλεψη.
• Μεγάλος
Ο διευθυντής είναι υπεύθυνος για μεγάλο αριθμό υπαλλήλων, υπάρχουν λιγότερες ιεραρχικές βαθμίδες και επιτρέπεται περισσότερη αυτονομία στις ομάδες και στα μέλη τους.
Ο ιδανικός αριθμός εξαρτάται από το αντικείμενο του οργανισμού, τα τμήματά του και τους διευθυντές του. Η επιλογή του ιδανικού αριθμού είναι αποφασιστικός παράγοντας για την επιτυχία κάθε οργανισμού.
Πώς αποφασίζεται ο ιδανικός αριθμός
Οι παράγοντες που καθορίζουν τον ιδανικό αριθμό υπαλλήλων είναι οι εξής:
• Πολυπλοκότητα εργασίας
Όταν η εργασία είναι πολλή, διαφορετική, πολύπλοκη κ.λπ., είναι κατάλληλος ο περιορισμένος αριθμός, ώστε ο διευθυντής να επιβλέπει και να καθοδηγεί καλύτερα τους υπαλλήλους του
• Πείρα και ικανότητες
Όταν οι υπάλληλοι είναι έμπειροι και ικανοί χρειάζονται λιγότερη επιτήρηση, άρα μπορούν να υπάγονται στον διευθυντή περισσότεροι υπάλληλοι.
• Ικανότητα διευθυντών
Κάποιοι διευθυντές διαθέτουν τις γνώσεις, την πείρα και τις ηγετικές ικανότητες ώστε να γνωρίζουν τις κόκκινες γραμμές σχετικά με τη μεταβίβαση μέρους των ευθυνών και καθηκόντων τους στους υπαλλήλους τους, με αποτέλεσμα να μπορούν να διευθύνουν μεγαλύτερο αριθμό υπαλλήλων.
• Τεχνολογία
Η τεχνολογία βοηθά τους διευθυντές να εξορθολογούν την επικοινωνία και τον έλεγχο στον εργασιακό χώρο, επιτρέποντάς τους έτσι να έχουν υπό την εποπτεία τους περισσότερους υπαλλήλους.
• Γεωγραφική διασπορά
Αν ένας οργανισμός λειτουργεί σε πολλές πόλεις/χώρες απαιτείται περισσότερος έλεγχος, γι’ αυτό και είναι κατάλληλος ο περιορισμένος αριθμός υπαλλήλων.
• Εταιρική κουλτούρα
Οι οργανισμοί των οποίων η εταιρική κουλτούρα προωθεί την αυτονομία και την καινοτομία επιλέγουν τον μεγάλο αριθμό υπαλλήλων, ενώ εκείνοι των οποίων η κουλτούρα προωθεί τον έλεγχο και την ακρίβεια προτιμούν τον περιορισμένο αριθμό υπαλλήλων.
Η σημασία του αριθμού υπαλλήλων
Ο αριθμός υπαλλήλων επηρεάζει την επίδοση του οργανισμού και την αφοσίωση των υπαλλήλων ως ακολούθως:
• Οργανική διάρθρωση
Καθορίζει κατά πόσο το οργανόγραμμα του οργανισμού θα είναι επίπεδο ή πολυεπίπεδο. Όταν ο αριθμός των υπαλλήλων είναι περιορισμένος το οργανόγραμμα θα είναι πολυεπίπεδο, ενώ αν ο αριθμός αυτός είναι μεγάλος το οργανόγραμμα θα είναι επίπεδο.
Με το πολυεπίπεδο οργανόγραμμα επιτυγχάνονται περισσότερη εποπτεία και σαφείς γραμμές αναφοράς. Όμως μπορεί να προκύψουν καθυστερήσεις στη λήψη αποφάσεων και υψηλότερο διοικητικό κόστος.
Με το επίπεδο οργανόγραμμα μειώνεται η γραφειοκρατία, ενθαρρύνεται η ανοικτή επικοινωνία και ο οργανισμός ανταποκρίνεται γρηγορότερα στις αλλαγές. Όμως μπορεί να υπερφορτώσει τους διευθυντές αν δεν εφαρμοστεί σωστά.
Η παρακολούθηση και η αναπροσαρμογή του αριθμού των υπαλλήλων βοηθούν τους διευθυντές να σχεδιάζουν οργανογράμματα τα οποία να συνάδουν με τους στρατηγικούς στόχους και το εργασιακό περιβάλλον.
• Αποτελεσματικότητα διευθυντών
Ο αριθμός των υπαλλήλων επηρεάζει την ικανότητα των διευθυντών να ηγούνται αποτελεσματικά των ομάδων τους. Είναι φυσικό, όταν υπάγονται στον διευθυντή πολλοί υπάλληλοι, αυτός να δυσκολεύεται να τους καθοδηγεί, να τους αξιολογεί και να λύνει τα προβλήματά τους.
Στον αντίποδα, όταν σε έναν διευθυντή υπάγεται μικρός αριθμός υπαλλήλων μπορεί να εφαρμόζει το μικρομάνατζμεντ ή να ατονήσουν οι ηγετικές του δεξιότητες, αφού δεν θα τις εξασκεί επαρκώς.
Ενόψει των πιο πάνω, όταν σε έναν διευθυντή υπάγεται ο σωστός αριθμός υπαλλήλων, αυτός (ο διευθυντής) μπορεί να αξιοποιεί τον πολύτιμο χρόνο του, βοηθώντας και καθοδηγώντας τους υπαλλήλους του για να αντιμετωπίζουν αποτελεσματικά τις διάφορες προκλήσεις.
• Επικοινωνία
Στο επίπεδο οργανόγραμμα, οι πληροφορίες κυκλοφορούν πιο ελεύθερα και πιο αποτελεσματικά. Οι αποφάσεις λαμβάνονται γρηγορότερα και αποφεύγεται η παραπληροφόρηση. Όμως αυτά μπορεί να βαρυφορτώσουν τους διευθυντές με αχρείαστες πληροφορίες.
Αντίθετα, στο πολυεπίπεδο οργανόγραμμα, τα μηνύματα υποβάλλονται ιεραρχικά, με αποτέλεσμα, από τη μια, να καθυστερούν να φτάσουν στον τελικό τους προορισμό και, από την άλλη, το μήνυμα πολλές φορές να φτάνει παραποιημένο.
Με τον σωστό αριθμό υπαλλήλων επιτυγχάνεται η καλύτερη και ταχύτερη επικοινωνία.
• Ανέλιξη υπαλλήλων
Όταν η πόρτα του γραφείου του διευθυντή είναι πάντα ανοικτή, οι υπάλληλοι αισθάνονται ικανοποιημένοι, είναι αφοσιωμένοι και ανελίσσονται ταχύτερα. Ο σωστός αριθμός επιτρέπει στον διευθυντή να ανατροφοδοτεί τους υπαλλήλους του, να αναγνωρίζει την προσφορά τους και να πολλαπλασιάζονται οι ευκαιρίες ανέλιξης των αρίστων.
Όταν σε έναν διευθυντή υπάγονται πολλοί υπάλληλοι μπορεί αυτοί να αισθάνονται αβοήθητοι και παραμελημένοι.
Τέλος, ο ιδανικός αριθμός υπαλλήλων επηρεάζει την αυτονομία τους. Στο επίπεδο οργανόγραμμα οι υπάλληλοι απολαμβάνουν περισσότερη ελευθερία κινήσεων, γεγονός που ενδυναμώνει τους έμπειρους υπαλλήλους, αλλά, ταυτόχρονα, αγχώνει τους νέους.
• Έλεγχος κόστους
Όσες περισσότερες είναι οι γραμμές αναφοράς τόσο περισσότερο κοστίζουν. Το κόστος αυτόά αφορά τους μισθούς, την επικοινωνία, την εκπαίδευση και τα διοικητικά έξοδα. Βελτιστοποιώντας τον αριθμό των υπαλλήλων, οι οργανισμοί μπορούν να μειώσουν τις διευθυντικές θέσεις, να κάνουν πιο επίπεδο το οργανόγραμμά τους και να εξοικονομήσουν έτσι τεράστια ποσά. Φυσικά, η προσπάθειά τους αυτή δεν πρέπει να υπερφορτώνει τους διευθυντές.
Ο ιδανικός αριθμός υπαλλήλων
Δεν υπάρχει συνταγή γενικής εφαρμογής όσον αφορά τον ιδανικό αριθμό υπαλλήλων. Ο μαγικός αριθμός εξαρτάται από τον χαρακτήρα τόσο του οργανισμού όσο και των υπαλλήλων του.
Κάποιοι γενικοί κανόνες που ισχύουν είναι οι εξής:
• τα οργανογράμματα πρέπει να αναθεωρούνται σε τακτά χρονικά διαστήματα και να επικαιροποιούνται σύμφωνα με τις νέες συνθήκες του οργανισμού και της αγοράς.
• στην ετοιμασία του οργανογράμματος πρέπει να λαμβάνεται υπόψη η αξιοποίηση της τεχνολογίας όσον αφορά την επικοινωνία και λογοδοσία, με στόχο την αύξηση των υπαλλήλων που υπάγονται σε κάθε διευθυντή.
• τα οργανογράμματα πρέπει να λαμβάνουν υπόψη την πολυπλοκότητα των έργων, τις ικανότητες των υπαλλήλων και τον όγκο εργασίας των διευθυντών.
• οι διευθυντές πρέπει να εκπαιδεύονται σε θέματα μεταβίβασης εξουσιών και καθηκόντων, χρονοδιαχείρισης και ανάληψης περισσότερων ευθυνών.
Επίλογος
Ο ιδανικός αριθμός υπαλλήλων που υπάγεται σε κάθε διευθυντή είναι ένας σημαντικός παράγοντας ο οποίος επηρεάζει την αποτελεσματικότητα των διευθυντών, την ικανοποίηση των υπαλλήλων και την απρόσκοπτη λειτουργία του οργανισμού. Ο αριθμός υπαλλήλων πρέπει να συνάδει με τους ευρύτερους στόχους του οργανισμού, τις προοπτικές του και τη φιλοσοφία της ηγεσίας του. Επιτυγχάνοντας τον ιδανικό αριθμό υπαλλήλων, οι οργανισμοί μπορούν να δημιουργούν ένα εργασιακό περιβάλλον στο οποίο οι υπάλληλοι και η απόδοσή τους να αριστεύουν.
* Fellow του Ινστιτούτου Τραπεζιτών Λονδίνου | Ιδρυτικού μέλους του Κυπριακού Ινστιτούτου Χρηματοοικονομικών Υπηρεσιών και του Κυπριακού Συνδέσμου Διεύθυνσης Ανθρώπινου Δυναμικού
