Όταν συγγενικό μου πρόσωπο αποφάσισε να επιστρέψει επαγγελματικά στην Κύπρο, του είπα κάτι που τότε ίσως να του φάνηκε υπερβολικό: «Ίσως να μην αντιληφθείς τη σημασία του τώρα. Θα την αντιληφθείς όμως όταν έρθεις και ζήσεις στην Κύπρο. Και πιθανόν να το αντιμετωπίσεις ακόμη πιο έντονα στον επαγγελματικό σου χώρο».
Τελικά ήρθε, είδε και απήλθε.
Αυτό που προσπάθησα να του εξηγήσω τότε ήταν κάτι απλό αλλά ουσιαστικό: η απουσία πρωτοκόλλων. Μάλιστα αργότερα, προσπάθησε και ο ίδιος να πείσει για τη σημασία της εισαγωγής τους στον επαγγελματικό του χώρο. Μάταια.
Στη δημόσια συζήτηση, το πρωτόκολλο συχνά παρουσιάζεται ως μια περιττή γραφειοκρατία, που περιορίζει την ευελιξία και τη δράση. Στην πραγματικότητα όμως αποτελεί βασικό εργαλείο οργάνωσης. Αφορά τη λειτουργία ενός κράτους, ενός συνδέσμου, μιας επιχείρησης. Δεν αφορά μόνο τον τύπο, αλλά κυρίως την ουσία: τον σεβασμό προς τους θεσμούς, την ιεραρχία και την ευθύνη.
Τα πρωτόκολλα δίνουν σαφήνεια. Καθορίζουν δικαιώματα, εξουσίες και υποχρεώσεις. Επιτρέπουν σε έναν οργανισμό, να αντιδρά γρήγορα και συντονισμένα. Και το σημαντικότερο: αποκαλύπτουν την ευθύνη όταν κάποιος ενεργεί ανεύθυνα, εκτός διαδικασιών.
Σε ορισμένους τομείς, η απουσία πρωτοκόλλων, δεν είναι απλώς πρόβλημα οργάνωσης, αλλά ζήτημα σοβαρότερο. Στον χώρο της υγείας, για παράδειγμα, η έλλειψη σαφών διαδικασιών μπορεί να οδηγήσει σε σοβαρές παραλείψεις που τελικά μένουν ατιμώρητες. Τα περιστατικά ιατρικής αμέλειας και συγκάλυψης, που κατά καιρούς έρχονται στο φως είναι ενδεικτικά.
Η ίδια νοοτροπία συναντάται και αλλού. Όταν η απουσία διαδικασιών γίνεται μέρος της κουλτούρας, τότε η προχειρότητα παγιώνεται. Ευτυχώς, σε ορισμένους τομείς έγιναν βήματα προόδου. Η ένταξη της Κύπρου στην Ευρωπαϊκή Ένωση, η εφαρμογή του ΓεΣΥ και η διεθνοποίηση επαγγελμάτων εισήγαγαν πιο οργανωμένες πρακτικές.
Ακόμη κι έτσι όμως, η ανάγκη για πρωτόκολλα παραμένει εμφανής. Πόσο πιο ασφαλής αισθάνεται η κοινωνία, όταν μετά από ένα περιστατικό, ακούει ότι «ενεργοποιήθηκε το σχέδιο Χ»; Αυτό σημαίνει ότι υπάρχει προετοιμασία, ότι τα πιθανά σενάρια έχουν ήδη εξεταστεί.
Τις τελευταίες ημέρες, με αφορμή τις εξελίξεις στη Μέση Ανατολή και τον πόλεμο στο Ιράν, η κυβέρνηση αναφέρθηκε στην ενεργοποίηση του Σχεδίου «Εστία». Ορθώς. Το ερώτημα όμως παραμένει: καλύπτει το σχέδιο όλες τις πιθανές παράπλευρες επιπτώσεις;
Στον ιδιωτικό τομέα, πόσοι σύνδεσμοι και επιχειρήσεις έχουν πραγματικά σχέδιο αντίδρασης; Τι θα συμβεί αν κλείσουν αεροδρόμια και λιμάνια; Αν μειωθούν δραστικά οι αφίξεις; Πόσοι είναι έτοιμοι να διαχειριστούν μια τέτοια κρίση;
Τα πρωτόκολλα δεν χρειάζεται να είναι περίπλοκα εγχειρίδια εκατοντάδων σελίδων. Μπορούν να είναι απλές, σαφείς διαδικασίες που καθορίζουν ποιος αποφασίζει, ποιος ενεργεί και με ποιον τρόπο.
Διότι, όταν προκύπτει ένα πρόβλημα και δεν υπάρχει πρωτόκολλο, αρχίζει η γνωστή διαδικασία: συσκέψεις, διαφορετικές εισηγήσεις, αντικρουόμενες δηλώσεις. Μέχρι να ληφθεί απόφαση, η ζημιά μπορεί ήδη να έχει γίνει, είτε λόγω καθυστέρησης, είτε λόγω ασυντονισμού και συγκρουόμενων - αντιφατικών δηλώσεων. Αν όμως υπήρχε ένα καθορισμένο πλαίσιο ενεργειών - ακόμη κι αν δεν ήταν τέλειο - θα μετέδιδε ένα αίσθημα σιγουριάς και ασφάλειας.
Το πρωτόκολλο, τελικά, δεν είναι τυπικότητα. Είναι ένδειξη οργάνωσης και θεσμικής ωριμότητας. Και μια κοινωνία, που θέλει να λειτουργεί σοβαρά, δεν μπορεί να το αντιμετωπίζει ως περιττή λεπτομέρεια.
