Στο άρθρο μας που δημοσιεύτηκε στον «Π» το περασμένο Σάββατο, αναφερθήκαμε σε τρία σύγχρονα μέσα επικοινωνίας: το τηλέφωνο, τα τηλεφωνικά μηνύματα (sms) και τα ηλεκτρονικά μηνύματα (emails). Στον επίλογο του πιο πάνω άρθρου υποσχεθήκαμε, προσεχώς, να κάμουμε αναφορά και στις βιντεοκλήσεις (video calls).
Εισαγωγή
Τα τελευταία χρόνια η χρήση των βιντεοκλήσεων έχει αλλάξει. Ενώ αρχικά χρησιμοποιούνταν από οργανισμούς και επιχειρήσεις και από μέλη οικογενειών που κατοικούσαν σε διαφορετικές χώρες, σήμερα χρησιμοποιούνται καθημερινά, όπως και τα υπόλοιπα μέσα επικοινωνίας. Στους σημερινούς χρήστες περιλαμβάνονται φοιτητές, υπάλληλοι που εργάζονται με το σύστημα τηλεργασίας, γιατροί, φίλοι, ακόμη και παππούδες και γιαγιάδες που ενθουσιάζονται όταν μιλούν στα εγγόνια τους που σπουδάζουν στο εξωτερικό και όχι μόνο.
Η ραγδαία ανάπτυξη της τεχνολογίας άλλαξε τον τρόπο με τον οποίο οι άνθρωποι επικοινωνούν, συνεργάζονται και συντηρούν τις σχέσεις τους. Παρόλα τα πλεονεκτήματά τους, οι βιντεοκλήσεις έχουν και κάποια μειονεκτήματα, που πρέπει οι χρήστες να έχουν υπόψη τους, αφού, γνωρίζοντάς τα, μπορούν να χρησιμοποιούν τις βιντεοκλήσεις με περισσότερη ασφάλεια και αποτελεσματικότητα.
Συγκρινόμενες με άλλα μέσα επικοινωνίας, οι βιντεοκλήσεις προσφέρουν πιο άμεση και σε βάθος ενημέρωση. Το τηλέφωνο προσφέρει τον τόνο της φωνής, δεν προσφέρει όμως εικόνα. Όσον αφορά τα γραπτά μηνύματα (sms και emails), αυτά είναι αποτελεσματικά χωρίς να είναι ενοχλητικά. Όμως είναι απρόσωπα και μπορεί να προκαλέσουν παρεξηγήσεις. Οι βιντεοκλήσεις βρίσκονται στο μέσο αυτών των δύο άκρων, προσφέροντας συνομιλίες πρόσωπο με πρόσωπο εξ αποστάσεως. Όμως χρειάζονται περισσότερο χώρο, περισσότερη προσοχή και περισσότερα τεχνικά μέσα, παρά τα απλούστερα μέσα επικοινωνίας, γεγονός που τα καθιστά πιο κατάλληλα για γρήγορη ανταλλαγή μηνυμάτων ρουτίνας.
Τα πλεονεκτήματά τους
Πέραν των όσων έχουν αναφερθεί πιο πάνω, οι βιντεοκλήσεις επιτρέπουν στους συμμετέχοντες να βλέπουν την έκφραση του προσώπου του συνομιλητή τους, τις χειρονομίες του και τη γλώσσα του σώματός του. Αυτά τα χωρίς ήχο σημάδια προσθέτουν συναίσθημα στη συνομιλία και μειώνουν τις παρεξηγήσεις, καθιστώντας τη συνομιλία πιο φυσική και περισσότερο προσωπική. Τα πλεονεκτήματα αυτά έχουν ιδιαίτερη σημασία στις επαγγελματικές σχέσεις, αφού σ’ αυτές έχουν μεγάλη σημασία η σαφήνεια του μηνύματος και οι καλές σχέσεις, οι οποίες βελτιώνουν την ομαδική εργασία και τη λήψη αποφάσεων.
Άλλα πλεονεκτήματα των βιντεοκλήσεων είναι η ευκολία στις κινήσεις και η προσαρμοστικότητα. Οι άνθρωποι επικοινωνούν χωρίς να χρειάζεται να ταξιδεύουν κερδίζοντας χρήματα, χρόνο και ενέργεια. Συσκέψεις, που προηγουμένως χρειάζονταν αεροπορικές πτήσεις ή μεγάλες μετακινήσεις, τώρα μπορούν να γίνονται με το πάτημα ενός κουμπιού. Τα πλεονεκτήματα αυτά είναι ιδιαίτερα χρήσιμα σε ανθρώπους με προβλήματα κινητικότητας, καθώς και σε πολυάσχολους επιστήμονες και ακαδημαϊκούς. Με τον τρόπο αυτόν οι βιντεοκλήσεις ανοίγουν δρόμους που, κάτω από διαφορετικές συνθήκες, θα παρέμεναν κλειστοί. Χωρίς τη βοήθεια των βιντεοκλήσεων δεν θα είχαμε σήμερα την τηλεργασία και την τηλεκπαίδευση.
Οι βιντεοκλήσεις έχουν επίσης αναπτύξει την παγκόσμια συνεργασία. Ομάδες διασπαρμένες σε πολλές χώρες και με διαφορετικές ώρες μπορούν τώρα να επικοινωνούν σε πραγματικό χρόνο. Όσον αφορά την αναζήτηση ταλέντων, οι οργανισμοί τώρα μπορούν να προσεγγίζουν ταλέντα σε όλες τις χώρες του κόσμου. Μεγάλη ευκολία παρέχεται και στην επικοινωνία μεταξύ συγγενών και φίλων, οι οποίοι μένουν στο εξωτερικό ή σε μεγάλη απόσταση ο ένας από τον άλλο.
Στον τομέα της Εκπαίδευσης και της υγείας οι βιντεοκλήσεις προσφέρουν πρακτικές και –πολλές φορές– σημαντικές λύσεις. Φανταστείτε τι θα γινόταν αν οι εκπαιδευτικοί δεν χρησιμοποιούσαν την τηλεκπαίδευση κατά τη διάρκεια της πανδημίας. Πέραν της Εκπαίδευσης οι βιντεοκλήσεις προσφέρουν τα μέγιστα και στην τηλεϊατρική. Και στις δύο περιπτώσεις οι βιντεοκλήσεις μειώνουν το κόστος, αυξάνουν την αποτελεσματικότητα και διευρύνουν την προσφορά υπηρεσιών.
Τέλος, οι βιντεοκλήσεις προσφέρουν ευελιξία και βελτιώνουν το ισοζύγιο μεταξύ εργασίας και ιδιωτικής ζωής. Όταν χρησιμοποιούνται σωστά, επιτρέπουν στους ανθρώπους να εργάζονται από τα σπίτια τους, να περνούν περισσότερο χρόνο με τις οικογένειές τους και να κανονίζουν με περισσότερη ελευθερία το καθημερινό τους πρόγραμμα. Η ευελιξία αυτή βελτιώνει την ικανοποίηση από την εργασία και μειώνει την εξουθένωση που προκαλούν οι συνεχείς μετακινήσεις και τα πιεστικά χρονοδιαγράμματα.
Τα μειονεκτήματά τους
Όπως έχει ήδη αναφερθεί, παρ' όλα τα πλεονεκτήματά τους, οι βιντεοκλήσεις έχουν και αξιοσημείωτα μειονεκτήματα. Ένα από τα πιο γνωστά μειονεκτήματά τους είναι η κόπωση που προκαλούν. Παρατεταμένη συμμετοχή σε βιντεοκλήσεις είναι διανοητικά εξουθενωτική, ειδικά όταν σ’ αυτές συμμετέχουν πολλά πρόσωπα. Η επικέντρωση σε διάφορες εικόνες, η ερμηνεία της γλώσσας του σώματος των ομιλητών και η σημασία στο πώς θα παρουσιαστεί στην οθόνη ο κάθε συμμετέχων επηρεάζουν την προσοχή και την ενέργεια των συνομιλητών, πιο γρήγορα και πιο έντονα παρά όταν οι συνομιλίες γίνονται με φυσική παρουσία.
Υπάρχουν όμως και τεχνικά προβλήματα όπως αδύνατο διαδικτυακό σήμα, διακοπές στο λογισμικό, καθυστερήσεις στη σύνδεση και πάγωμα της εικόνας, εμποδίζουν την επικοινωνία και προκαλούν απογοήτευση. Τα προβλήματα αυτά είναι ιδιαίτερα ανησυχητικά όταν συμβαίνουν κατά τη διάρκεια σημαντικών συζητήσεων ή παρουσιάσεων και είναι εντονότερα όταν κάποιος από τους συμμετέχοντες διαθέτει περιορισμένη τεχνολογική υποδομή.
Οι βιντεοκλήσεις επηρεάζουν το ισοζύγιο μεταξύ εργασίας και ιδιωτικής ζωής. Όταν ένας ομιλητής βρίσκεται στην κρεβατοκάμαρά του ή στο σαλόνι του, προκύπτουν προβλήματα προσωπικής ζωής. Δεν έχουν όλοι πρόσβαση σε ήσυχο και κατάλληλο χώρο, για αυτό και δεν αισθάνονται άνετα όταν προβάλλεται ο οικογενειακός τους χώρος. Όσον αφορά την ετοιμότητα, ενοχλεί πολύ το γεγονός ότι πρέπει ένας να είναι συνεχώς έτοιμος να συμμετάσχει σε βιντεοκλήση.
Με τις βιντεοκλήσεις πλήττονται οι κοινωνικές συναναστροφές, οι οποίες εξασφαλίζονται με τις προσωπικές επαφές. Με το βίντεο είναι δύσκολο να «διαβαστούν» κάποια σήματα που εκπέμπουν οι συνομιλητές με τις εκφράσεις και τις κινήσεις τους. Οι συζητήσεις παίρνουν τη μορφή της επίσημης διαπραγμάτευσης, αφού δεν μπορούν να ανταλλάξουν κάποιες ανεπίσημες ιδέες. Όλα αυτά μπορούν να επηρεάσουν τη συνοχή της ομάδας, τη δημιουργικότητα και τις διαχρονικές σχέσεις.
Τέλος, υπάρχουν διακρίσεις εις βάρος εκείνων που δεν διαθέτουν προηγμένη τεχνολογία, σταθερό σήμα διαδικτύου και κατάλληλο περιβάλλον στο οποίο να διεξάγεται η κλήση. Υπάρχουν επίσης άνθρωποι με συγκεκριμένες αναπηρίες οι οποίοι δυσκολεύονται να συμμετάσχουν σε βιντεοκλήσεις.
Ισοζυγισμένη προσέγγιση
Το ζήτημα δεν είναι αν θα χρησιμοποιήσουμε μόνο αυτή τη μέθοδο επικοινωνίας εις βάρος όλων των άλλων αλλά πώς θα τη χρησιμοποιήσουμε σωστά. Οι βιντεοκλήσεις είναι κατάλληλες όταν η εικόνα είναι απαραίτητη, όπως στις περιπτώσεις συζητήσεων για συνεργασία, προσωπικές συνεντεύξεις ή προσωπικές υποθέσεις. Για ενημερώσεις ρουτίνας και για ανταλλαγή πληροφοριών το τηλέφωνο και τα ηλεκτρονικά μηνύματα είναι πιο κατάλληλα και λιγότερο ενοχλητικά.
Οι Οργανισμοί μπορούν να συμβάλλουν στην άμβλυνση των προβλημάτων των βιντεοκλήσεων, καθορίζοντας κανονισμούς σχετικά με τη διάρκεια και τη συχνότητα των βιντεοκλήσεων.
Επίλογος
Είναι αναντίλεκτο γεγονός ότι οι βιντεοκλήσεις έχουν αλλάξει άρδην τον τρόπο επικοινωνίας αφού προσφέρουν ευκολία και άμεση σύνδεση. Άνοιξαν νέους δρόμους στην Εκπαίδευση, την υγεία και την προσωπική μας ζωή. Ταυτόχρονα όμως προκύπτουν προβλήματα κόπωσης, τεχνολογίας, προσωπικής ζωής και κοινωνικών σχέσεων. Γνωρίζοντας τα υπέρ και τα κατά των βιντεοκλήσεων μπορούμε να επιλέγουμε πότε και πώς να χρησιμοποιήσουμε τις βιντεοκλήσεις. Ισοζυγίζοντας τη χρήση τους με τα άλλα μέσα επικοινωνίας, αποχτούμε έναν δυναμικό εργασιακό χώρο χωρίς να προκαλούμε κόπωση και ανησυχία.
* Fellow του Ινστιτούτου Τραπεζιτών Λονδίνου | Ιδρυτικού μέλους του Κυπριακού Ινστιτούτου Χρηματοοικονομικών Υπηρεσιών και του Κυπριακού Συνδέσμου Διεύθυνσης Ανθρώπινου Δυναμικού.
