Οι απουσίες του προσωπικού είναι μια πρόκληση που αντιμετωπίζουν πολλοί οργανισμοί και η οποία παρουσιάζεται σε διάφορα επαγγέλματα. Οι απουσίες δεν επηρεάζουν μόνο την παραγωγικότητα, αφού αυτές έχουν επιπτώσεις στο ηθικό των υπαλλήλων οι οποίοι επωμίζονται τα καθήκοντα αυτών που απουσιάζουν. Όλα αυτά μεταφράζονται σε οικονομική ζημιά για τους οργανισμούς.
Είναι αποδεχτές και κατανοητές περιοδικές απουσίες που οφείλονται σε πραγματικές και δικαιολογημένες αιτίες. Δεν συμβαίνει όμως το ίδιο με τις συνεχείς και υπερβολικές απουσίες οι οποίες μπορεί να οφείλονται σε σοβαρούς λόγους οι οποίοι και πρέπει να διερευνώνται.
Είναι καθήκον των διευθυντών να γνωρίζουν τους συχνούς λόγους των απουσιών και να λαμβάνουν κατάλληλα μέτρα προς αντιμετώπισή τους, αν θέλουν να έχουν ένα υγιές και παραγωγικό εργασιακό περιβάλλον.
Οι συχνότεροι λόγοι απουσίας
• Ασθένεια και τραυματισμός
Από τις δικαιολογημένες απουσίες, συχνότερες είναι οι ασθένειες . Ένας υπάλληλος μπορεί να πάσχει από χρόνια ασθένεια και να χρειάζεται διαρκή ιατρική παρακολούθηση και ξεκούραση. Στις χειρωνακτικές εργασίες συχνές, δικαιολογημένες, απουσίες είναι και οι τραυματισμοί.
• Ψυχική διαταραχή
Οι ψυχικές διαταραχές έχουν αυξηθεί πολύ τα τελευταία χρόνια. Η αγωνία, το άγχος, η κατάθλιψη και η εξουθένωση εμποδίζουν τους υπαλλήλους να εκτελούν τα καθήκοντά τους αποτελεσματικά με αποτέλεσμα να απουσιάζουν από τη δουλειά τους. Η προκατάληψη που υπάρχει για τέτοιες διαταραχές πολλές φορές κάνει τους υπαλλήλους να διστάζουν να αποκαλύψουν τους πραγματικούς λόγους για τους οποίους απουσιάζουν.
• Προσωπικές και οικογενειακές υποχρεώσεις
Συχνά οι υπάλληλοι χρειάζεται να απουσιάσουν λόγω οικογενειακών υποχρεώσεων, όπως π.χ. για να φροντίσουν ένα άρρωστο παιδί τους ή τους ηλικιωμένους γονείς τους. Περισσότερο ευάλωτοι είναι οι μονογονιοί. Άλλο παράδειγμα είναι οι σχολικές αργίες, οπόταν ένας υπάλληλος θα πρέπει να μείνει σπίτι για να φροντίσει το παιδί του.
• Έλλειψη ενδιαφέροντος
Συχνές απουσίες παρουσιάζουν και οι υπάλληλοι που δεν είναι ικανοποιημένοι με τη δουλειά τους, τον διευθυντή τους ή την εταιρική κουλτούρα. Τέτοιες απουσίες είναι σημεία βαθύτερων εργασιακών προβλημάτων όπως η έλλειψη παρώθησης, κακή Διεύθυνση ή περιορισμένες ευκαιρίες ανέλιξης.
Όταν ένας υπάλληλος εργάζεται εις βάρος της ιδιωτικής του ζωής, πιθανόν να απουσιάζει για να αποκαταστήσει το ισοζύγιο μεταξύ εργασίας και ιδιωτικής ζωής. Η κατάσταση χειροτερεύει όταν δεν υπάρχει ευελιξία στο ωράριο εργασίας ή δεν παρέχεται στους υπαλλήλους ικανοποιητικός χρόνος για ξεκούραση.
• Ουσίες και αλκοόλ
Χρήση ουσιών (ναρκωτικά) και αλκοολισμός δημιουργούν προβλήματα υγείας και απουσιών. Οι πραγματικοί λόγοι απουσιών σπάνια αποκαλύπτονται, γι’ αυτό και χρειάζονται λεπτοί χειρισμοί προκειμένου να αντιμετωπιστούν οι απουσίες αυτές.
• Τροχαία κίνηση
Τροχαία κίνηση και ανεπαρκείς δημόσιες συγκοινωνίες συχνά δημιουργούν προβλήματα καθυστέρησης, ακόμη και απουσιών. Η κατάσταση χειροτερεύει όταν επικρατούν κακές καιρικές συνθήκες.
Χειρισμός και αντιμετώπιση απουσιών
Για να αντιμετωπιστούν οι απουσίες χρειάζεται μια πολυσχιδής προσέγγιση. Οι οργανισμοί πρέπει να δημιουργούν μια υποστηρικτική κουλτούρα και ταυτόχρονα να διαθέτουν σαφή πολιτική όσον αφορά τις απουσίες. Ταυτόχρονα πρέπει να λαμβάνουν και προληπτικά μέτρα. Πιο αναλυτικά:
• Παρουσιολόγιο
Ο Κώδικας Υπηρεσίας πρέπει να αναφέρει με σαφήνεια πότε δικαιούται ένας υπάλληλος να απουσιάσει, σε ποιον, πότε και πώς να το αναφέρει και τις συνέπειες για εκείνους που παραβιάζουν τον Κώδικα.
• Έλεγχος και ανάλυση απουσιών
Οι τάσεις των απουσιών πρέπει να ελέγχονται και να εντοπίζονται οι λόγοι βραχυχρόνιων απουσιών, απουσιών λίγων ημερών, απουσιών συγκεκριμένων ημερών και ημερομηνιών, απουσιών από συγκεκριμένα τμήματα κ.λπ. Με τον τρόπο αυτόν είναι ευκολότερο για τη Διεύθυνση να εντοπίζει τους λόγους των απουσιών και να λαμβάνει διορθωτικά μέτρα.
• Ευεξία
Τα προγράμματα ευεξίας βοηθούν στην καταπολέμηση των απουσιών. Δωρεάν ιατρικές εξετάσεις, επιχορήγηση συνδρομών σε γυμναστήρια και προσφορά συμβουλευτικών υπηρεσιών βοηθούν στην αντιμετώπιση του άγχους. Το σωστό ισοζύγιο μεταξύ εργασίας και ιδιωτικής ζωής συμβάλλει επίσης στην ευεξία των υπαλλήλων.
• Ευέλικτο ωράριο
Οι υπάλληλοι απουσιάζουν σπανιότερα όταν ο οργανισμός προσφέρει ευέλικτο ωράριο εργασίας, τηλεργασία και ευκαιρίες για μερική απασχόληση, αφού με τον τρόπο αυτόν οι υπάλληλοι μπορούν να ασχοληθούν με τις προσωπικές τους υποθέσεις χωρίς να χρειαστεί να απουσιάσουν από τη δουλειά τους.
• Ανοικτή επικοινωνία
Η ανοικτή επικοινωνία επιτρέπει στους υπαλλήλους να εκφράζουν ελεύθερα τις απόψεις τους. Συχνές κατ’ ιδίαν συναντήσεις του διευθυντή με τους υπαλλήλους του, ανώνυμες έρευνες προσωπικού και ελεύθερη επικοινωνία μεταξύ υπαλλήλων και διευθυντών επιτρέπουν στους τελευταίους να εντοπίζουν έγκαιρα τους λόγους που οδηγούν το προσωπικό σε απουσίες.
• Αναγνώριση και ανταμοιβή σπάνιων απουσιών
Στο εξωτερικό, οι μεγάλοι οργανισμοί λειτουργούν προγράμματα ανταμοιβής των υπαλλήλων που σπάνια απουσιάζουν. Η ανταμοιβή μπορεί να πάρει τη μορφή φιλοδωρήματος, δημόσιας αναγνώρισης, τιμητικής άδειας κ.λπ.
Στην Κύπρο, τέλος του 20ού αιώνα, αρχές του 21ου, μεγάλος οργανισμός ζήτησε από τους υπαλλήλους του να ενημερώσουν την Υπηρεσία Ανθρώπινου Δυναμικού όσοι δεν είχαν κάνει καθόλου χρήση της άδειας ασθενείας τους, προκειμένου να τους βραβεύσει. Συγκεντρώθηκαν αρκετά ονόματα (μεταξύ των οποίων ενός γενικού διευθυντή και ενός ανώτερουδιευθυντή), όμως επενέβη η συντεχνία και ο οργανισμός δεν προχώρησε με τη βράβευση. Οι επιφυλάξεις της συντεχνίας αφορούσαν την πιθανότητα αποθάρρυνσης των υπαλλήλων να λαμβάνουν άδεια ασθενείας ακόμη και όταν ήταν πραγματικά άρρωστοι.
• Δικαιολογημένες απουσίες
Οι υπάλληλοι πρέπει να δικαιούνται ικανοποιητικό αριθμό ημερών ετήσιας άδειας, αναρρωτικής άδειας και άδειας για έκτακτες απουσίες για προσωπικούς λόγους. Όταν οι υπάλληλοι αισθάνονται ότι όταν πραγματικά πρέπει να απουσιάσουν μπορούν να το πράξουν δεν θα χρειάζεται να χρησιμοποιούν δόλιους τρόπους.
• Προσωπικές συνεντεύξεις
Πολύ χρήσιμες είναι οι σύντομες προσωπικές συνεντεύξεις των διευθυντών με τους υπαλλήλους που επιστρέφουν στη δουλειά τους ύστερα από απουσία, αφού με τις συνεντεύξεις αυτές μπορούν να εντοπιστούν οι λόγοι της απουσίας, να ληφθούν διορθωτικά μέτρα και να αποφευχθούν μελλοντικές απουσίες. Επίσης με την προσωπική συνέντευξη οι υπάλληλοι θα αντιληφθούν ότι οι απουσίες τους δεν περνούν απαρατήρητες.
• Εκπαίδευση διευθυντών
Οι διευθυντές πρέπει να εκπαιδεύονται ώστε να είναι σε θέση να εντοπίζουν έγκαιρα τα συμπτώματα απουσιών και να τα αντιμετωπίζουν με ενσυναίσθηση. Μια τιμωρητική προσέγγιση μπορεί να απομακρύνει τους υπαλλήλους, ενώ μια υποστηρικτική αντιμετώπιση μπορεί να έχει θετικά αποτελέσματα.
Επίλογος
Οι απουσίες προσωπικού είναι ένα πολύπλοκο πρόβλημα το οποίο πηγάζει από διάφορες αιτίες, προσωπικές και επαγγελματικές. Παρ' όλο που κάποιος αριθμός απουσιών είναι αποδεκτός, όταν ο αριθμός αυτός είναι μεγάλος και οι απουσίες δεν είναι δικαιολογημένες, μπορεί αυτές να υπονομεύσουν την αποτελεσματικότητα και την αρμονικότητα του τμήματος. Οι απουσίες μπορούν να ελεγχθούν με τον εντοπισμό των λόγων των απουσιών και την υιοθέτηση μιας ισοζυγισμένης στρατηγικής η οποία να συνδυάζει λογοδοσία και ενσυναίσθηση. Με τη σωστή αντιμετώπιση του θέματος, οι απουσίες θα μειωθούν, η ευεξία των υπαλλήλων θα βελτιωθεί και η αφοσίωσή τους θα αυξηθεί. Διαχρονικά ο συνετός χειρισμός των απουσιών θα συντείνει στην επιτυχία του οργανισμού και στη δημιουργία μιας πιο ανθεκτικής και παραγωγικής ομάδας.
* Fellow του Ινστιτούτου Τραπεζιτών Λονδίνου | Ιδρυτικού μέλους του Κυπριακού Ινστιτούτου Χρηματοοικονομικών Υπηρεσιών και του Κυπριακού Συνδέσμου Διεύθυνσης Ανθρώπινου Δυναμικού