Στις 03/06/23 ο «Π» δημοσίευσε το άρθρο μου «Η πρώτη μέρα στη δουλειά», το οποίο αναφερόταν στις προσδοκίες, τις ανησυχίες και τις υποχρεώσεις ενός υπαλλήλου την πρώτη μέρα που θα πάει δουλειά. Από το άρθρο μου αυτό αντιγράφω τον πρόλογο:
«Όσα χρόνια κι αν περάσουν, όλοι θυμόμαστε την πρώτη μας μέρα στη δουλειά. Όλοι θυμόμαστε και την προηγούμενη μέρα και την προηγούμενη νύχτα αφού από την αγωνία μας λίγες ώρες κοιμηθήκαμε. Ερωτήματα που συνήθως προκαλούν άγχος και ανησυχία περιλαμβάνουν και τα εξής:
• πού θα σταθμεύσω το αυτοκίνητό μου
• τι ανθρώπους θα συναντήσω εκεί
• ποιος θα είναι ο προϊστάμενός μου και πόσο αυστηρός θα είναι
• τι θα φορέσω
• πόσο νωρίς πρέπει να φύγω από το σπίτι για να φτάσω έγκαιρα στη νέα μου δουλειά
• ποια καθήκοντα θα μου αναθέσουν
• πόσες δυνατότητες υπάρχουν να εφαρμόσω στην πράξη όσα έμαθα στο σχολείο/πανεπιστήμιο ή στην προηγούμενή μου δουλειά».
Στο σημερινό μου άρθρο θα καλύψω το θέμα από τη σκοπιά του εργοδότη.
Εισαγωγή
Η πρώτη μέρα ενός υπαλλήλου στη δουλειά του δεν πρέπει να είναι για τον εργοδότη μια τυπικότητα αλλά ένα γεγονός που θα σφραγίσει τη μελλοντική καριέρα του υπαλλήλου. Η σωστή υποδοχή του από τον εργοδότη του αποτελεί εχέγγυο για την παραμονή του στον οργανισμό, ο ίδιος θα εξοικειωθεί γρηγορότερα με τη δουλειά του, θα αρχίσει να παράγει νωρίτερα και θα αποκτήσει ένα αίσθημα ανήκειν.
Στον αντίποδα, μια βεβιασμένη και κακώς οργανωμένη υποδοχή θα δημιουργήσει χείριστη εντύπωση στον υπάλληλο, χωρίς να αποκλείεται και απόφασή του να μην συνεχίσει.
Ακολουθούν τα οφέλη που προκύπτουν από μια σωστή υποδοχή και τι αυτή πρέπει να περιλαμβάνει.
Η σημασία της πρώτης μέρας: Έρευνες έδειξαν ότι οι νέοι υπάλληλοι διαμορφώνουν γνώμη για τον εργοδότη τους μέσα στις πρώτες τέσσερις ώρες της εργασίας τους. Η γνώμη αυτή περιλαμβάνει πόσο καλά είναι οργανωμένος ο εργοδότης, αν είναι υποστηρικτικός και αν τηρεί όσα υποσχέθηκε στην αγγελία προκήρυξης της θέσης.
Εισαγωγικό εκπαιδευτικό πρόγραμμα: Πολλά από όσα θα ακολουθήσουν δεν εφαρμόζονται σε περιπτώσεις μαζικών προσλήψεων, οπόταν οι νέοι υπάλληλοι παρακολουθούν ολιγοήμερο εισαγωγικό εκπαιδευτικό πρόγραμμα, το οποίο καλύπτει αρκετά από τα θέματα που θα ακολουθήσουν.
Για μια πετυχημένη υποδοχή
Για να πετύχει η υποδοχή χρειάζεται να γίνουν τα εξής:
• Προετοιμασία
Δεν επιτρέπονται αυτοσχεδιασμοί. Χρειάζεται αρκετή προετοιμασία, ούτως ώστε να είναι έτοιμη η υλικοτεχνική υποστήριξη πριν την άφιξη του νέου υπαλλήλου. Η προετοιμασία περιλαμβάνει:
- γραφείο
- τηλέφωνο, υπολογιστή, κάρτα εισόδου
- κωδικούς πρόσβασης
- λογισμικό.
• Επικοινωνία με την ομάδα
Τα υπόλοιπα μέλη της ομάδας να ενημερωθούν έγκαιρα για την άφιξη του νέου συναδέλφου τους. Να τους αναφερθούν:
- το όνομά του, το παρελθόν του και ο ρόλος που θα αναλάβει
- τι πρέπει αυτοί να κάνουν
- πώς να τον εκπαιδεύσουν.
Ένα θερμό καλωσόρισμα από τους συναδέλφους του νέου υπαλλήλου μειώνει την αμηχανία των πρώτων ημερών.
• Περισσότερο καλωσόρισμα και λιγότερες επεξηγήσεις
Είναι απαραίτητη η ενημέρωση του νέου υπαλλήλου, αυτή όμως δεν πρέπει να επισκιάσει το καλωσόρισμά του, το οποίο περιλαμβάνει:
- θερμή υποδοχή
- σύντομη ξενάγηση
- γνωριμία με τα μέλη της ομάδας.
• Δομημένη και διαχειρίσιμη ατζέντα
Ο νέος υπάλληλος δεν πρέπει να βομβαρδιστεί με υπερβολικές πληροφορίες την πρώτη μέρα. Οι πληροφορίες αυτές πρέπει να δίδονται βήμα-βήμα, ούτως ώστε ο υπάλληλος να μπορέσει να τις αφομοιώσει. Οι κύριες πληροφορίες της πρώτης μέρας πρέπει να περιοριστούν:
- στις αρχές και αξίες του οργανισμού
- στη βασική ροή της εργασίας
- στην εξοικείωση με τα μηχανήματα και συστήματα.
• Μέντορας
Ο διορισμός ενός μέντορα, ο οποίος θα βοηθά τον υπάλληλο, επιταχύνει την αφομοίωση όσων πρέπει αυτός να μάθει. Ο μέντορας μπορεί να:
- εξηγήσει στον υπάλληλο τις διαδικαστικές λειτουργίες
- τον βοηθήσει να αναπτύξει κοινωνικές σχέσεις με τους συναδέλφους του
- του εξηγήσει τους κανόνες λειτουργίας της ομάδας και τον τρόπο επικοινωνίας.
• Ανάπτυξη διαλόγου
Οι νέοι υπάλληλοι συνήθως διστάζουν να υποβάλλουν ερωτήσεις, για αυτό και οι διευθυντές πρέπει να προκαλούν διάλογο μαζί τους, ρωτώντας τον κάθε υπάλληλο:
- «πώς πιστεύεις ότι θα θεωρηθεί πετυχημένη η πρώτη σου βδομάδα στη δουλειά;»
- «υπάρχει κάτι για το οποίο δεν είσαι βέβαιος;»
- «πώς προτιμάς να μάθεις τις διαδικασίες;»
• Σημασία στην εταιρική κουλτούρα, όχι μόνο στη δουλειά
Η πρώτη μέρα είναι η πιο κατάλληλη στιγμή για να πληροφορηθεί ο υπάλληλος για:
- τις αρχές και αξίες της ομάδας και του οργανισμού
- το όραμα και την αποστολή του οργανισμού
- τον αναμενόμενο τρόπο συμπεριφοράς
- τον τρόπο επικοινωνίας
- τον τρόπο λήψης αποφάσεων
• Πλήρης ενημέρωση
Η μέθοδος «κολύμπα ή πνίξου» είναι απαράδεκτη σ’ αυτή την περίπτωση, αφού οδηγεί σε απογοήτευση, σύγχυση και εξουθένωση. Εκείνο που χρειάζεται είναι δομημένη και σαφής στήριξη για να περάσει η πρώτη μέρα. Η αυτονομία θα έλθει σιγά-σιγά.
Επίλογος
Η υποδοχή ενός νέου υπαλλήλου δεν πρέπει να θεωρείται αγγαρεία αλλά μια στρατηγική ευκαιρία. Οι νέοι υπάλληλοι αισθάνονται σιγουριά και εκτίμηση όταν ο διευθυντής τους προετοιμάζει την υποδοχή τους, επικοινωνεί με θέρμη μαζί τους και φροντίζει για την έγκαιρη σύνδεσή τους με την ομάδα τους και τον οργανισμό. Με τον τρόπο αυτόν ο νέος υπάλληλος ενσωματώνεται ταχύτερα στο νέο περιβάλλον, αισθάνεται δεσμευμένος με τον οργανισμό και αναπτύσσει θετική άποψη για τον εργοδότη του, η οποία διαμορφώνει τη μελλοντική του πορεία.
* Fellow του Ινστιτούτου Τραπεζιτών Λονδίνου | Ιδρυτικού μέλους του Κυπριακού Ινστιτούτου Χρηματοοικονομικών Υπηρεσιών και του Κυπριακού Συνδέσμου Διεύθυνσης Ανθρώπινου Δυναμικού
