Τι είναι αξιολόγηση: «Αξιολόγηση σημαίνει την εκτίμηση ενός προσώπου με συγκεκριμένα κριτήρια». Ο καθηγητής Σπύρος Κ. Ζευγαρίδης και η δρ Στυλιανή Ξηροτύρη - Κουφίδη, αναλύοντας περισσότερο το λήμμα, εξηγούν ότι «αξιολόγηση είναι ένα μέτρο ελέγχου του βαθμού στον οποίο ένας εργαζόμενος έχει συμβάλει στην επίτευξη των στόχων που έχουν τεθεί από τον εργοδότη του και τους οποίους (στόχους) οφείλει να επιδιώξει».
Πότε πρέπει να γίνεται η αξιολόγηση: Συνήθως μιλούμε για ετήσια αξιολόγηση, παρόλο που σε πολλούς Οργανισμούς γίνεται και μια ενδιάμεση αξιολόγηση στους έξι μήνες.
Ιστορική ανέλιξη της αξιολόγησης
Παλαιότερα, στην Κύπρο, η αξιολόγηση γινόταν από τους διευθυντές - που δεν ήταν κατ΄ ανάγκην οι άμεσα προϊστάμενοι των αξιολογουμένων - χωρίς οι τελευταίοι να ενημερώνονται για το περιεχόμενο και το αποτέλεσμα της αξιολόγησής τους. Ουσιαστικά, ο διευθυντής, συμπλήρωνε ένα έντυπο με 5 - 6 κριτήρια, με 3 - 4 βαθμίδες αξιολόγησης (πτωχή απόδοση, μέτρια απόδοση, καλή απόδοση, πολύ καλή απόδοση κ.λπ.). Δυστυχώς, στην Κύπρο υπάρχουν Οργανισμοί που εξακολουθούν να εφαρμόζουν αυτό το είδος αξιολόγησης. Οι μοντέρνοι οργανισμοί ξέφυγαν σιγά - σιγά από τη μέθοδο αυτή. Τα στάδια από τα οποία πέρασε η εξέλιξη της αξιολόγησης ήταν τα εξής:
Στάδιο 1ο: Ζητήθηκε από τους αξιολογητές να ενημερώνουν γραπτώς τους αξιολογουμένους όταν η απόδοσή τους ήταν μη ικανοποιητική, και οι αξιολογούμενοι να δηλώνουν γραπτώς ότι «έλαβαν γνώση».
Στάδιο 2ο: Αφού το μικρό αυτό στίγμα δημοκρατίας εμπεδώθηκε, τον επόμενο χρόνο ζητήθηκε από τους αξιολογητές να ενημερώνουν τους αξιολογουμένους για όλη τη βαθμολογία τους (καλή και κακή) και οι τελευταίοι να υπογράφουν ότι «έλαβαν γνώση». Εξακολουθούσαν όμως οι αξιολογητές να μην ενημερώνουν τους αξιολογουμένους για τα τελικά τους σχόλια και τις συστάσεις τους προς τη διεύθυνση του Οργανισμού (για προαγωγές, προσαυξήσεις, φιλοδωρήματα κ.λπ.).
Στάδιο 3ο: Από τον επόμενο χρόνο οι αξιολογούμενοι ενημερώνονταν και για τα τελικά σχόλια των αξιολογητών, όχι όμως και για τις συστάσεις τους προς τη διεύθυνση.
Στάδιο 4ο: Το έντυπο αξιολόγησης γίνεται «ανοικτό βιβλίο» και ο αξιολογούμενος το βλέπει όπως αυτό τελικά θα φτάσει στη διεύθυνση.
Ποιος αξιολογεί ποιον
Σταδιακά απαλλάχτηκαν οι διευθυντές (προς μεγάλη τους χαρά) από το επίμοχθο ρόλο του αξιολογητή, και το έργο ανέλαβαν οι τμηματάρχες, οι οποίοι, πολλές φορές, εξακολουθούσαν να μην είναι οι άμεσα προϊστάμενοι των αξιολογουμένων. Τελικά, τον ρόλο του αξιολογητή ανέλαβαν οι άμεσα προϊστάμενοι των αξιολογουμένων, ανεξάρτητα από τον βαθμό και την κλίμακά τους. Οι δύο προηγούμενοι (διευθυντές και τμηματάρχες) περιορίστηκαν στον - συνήθως- τυπικό ρόλο του δεύτερου αξιολογητή. Ο ρόλος τους όμως παύει από του να είναι τυπικός, όταν υπάρχει διαφωνία μεταξύ αξιολογουμένου και πρώτου αξιολογητή, οπότε καλούνται για επιδιαιτησία.
Χρησιμότητα της αξιολόγησης
Με τη μορφή που πήρε σήμερα η αξιολόγηση, είναι ένα πολύτιμο εργαλείο, τόσο για τους αξιολογουμένους όσο και για τους αξιολογητές και τον Οργανισμό. Για να πετύχει όμως οποιοδήποτε σχέδιο αξιολόγησης είναι απαραίτητες κάποιες προϋποθέσεις για τις οποίες γίνεται αναφορά πιο κάτω.
Προϋποθέσεις επιτυχίας
Πρώτη και απαραίτητη προϋπόθεση για την επιτυχία οποιουδήποτε σχεδίου αξιολόγησης είναι όπως τα κριτήρια, η βαθμολογία και η διαδικασία (περιλαμβανομένης και της διαδικασίας επίλυσης διαφορών) συμφωνηθούν με το προσωπικό (διευθυντές και υπαλλήλους) και, προπαντός, με τη συντεχνία τους.
Τα κριτήρια πρέπει να είναι όσον το δυνατόν πιο μετρήσιμα, για να αποφευχθεί η παρείσφρηση υποκειμενικών κρίσεων. Αυτό δεν είναι εύκολο, ιδίως αν ο Οργανισμός ασχολείται στον τομέα των υπηρεσιών.
Πολλοί υποστηρίζουν ότι πρέπει να αποφεύγεται η βαθμολογία με αριθμούς (π.χ. 10=άριστα, 5=μέτρια, <5=πτωχά). Καλύτερα να χρησιμοποιούνται λέξεις και οι βαθμίδες να είναι ζυγός αριθμός (όχι περιττός) για να αποφεύγεται η υπερβολική χρήση της μεσαίας βαθμίδας. Π.χ. αν ένας Οργανισμός χρησιμοποιεί πέντε βαθμίδες (άριστη απόδοση, πολύ καλή, αναμενόμενη, μέτρια, πτωχή) υπάρχει μεγάλη πιθανότητα να γίνεται υπερβολική χρήση της μεσαίας βαθμίδας, δηλ. της «αναμενόμενης».
Έντυπο αξιολόγησης
Το έντυπο αξιολόγησης πρέπει να είναι όσο το δυνατόν πιο σύντομο και απλό και να χωρίζεται στα εξής μέρη:
Το πρώτο μέρος συμπληρώνεται από τον αξιολογούμενο, ο οποίος καταγράφει τις προσωπικές του απόψεις για την εργασία που έκανε κατά τη διάρκεια τού υπό επισκόπηση χρόνου, τυχόν επιθυμία του για αλλαγή καθηκόντων, εισηγήσεις του για εκπαίδευση, βελτίωση των συνθηκών εργασίας, επιτυχίες του σε επαγγελματικές και άλλες εξετάσεις κατά τη διάρκεια του χρόνου κ.λπ.
Στο δεύτερο μέρος, ο πρώτος αξιολογητής απαντά ένα προς ένα στα σχόλια και εισηγήσεις που ο αξιολογούμενος κατέγραψε στο πρώτο μέρος του εντύπου. Γι΄ αυτό είναι καλά η αρίθμηση των προς συμπλήρωση παραγράφων του πρώτου και του δεύτερου μέρους να είναι η ίδια.
Το τρίτο μέρος περιλαμβάνει την αναλυτική βαθμολογία του πρώτου αξιολογητή.
Το τέταρτο, τα σχόλια και τις συστάσεις του πρώτου αξιολογητή προς τη διεύθυνση.
Το πέμπτο, τα σχόλια και τις συστάσεις του δεύτερου αξιολογητή.
Στο έκτο και τελευταίο, ο αξιολογούμενος καταγράφει τα σχόλια και τις παρατηρήσεις του για την αξιολόγησή του και για τους στόχους που συμφωνήθηκαν με τους αξιολογητές του.
Προσωπική συνέντευξη αξιολόγησης
Τον 21ο αιώνα δε νοείται αξιολόγηση προσωπικού η οποία να μην περιλαμβάνει προσωπική συνέντευξη αξιολόγησης μεταξύ αξιολογουμένου και πρώτου αξιολογητή. Αυτό είναι το πιο ψυχοφθόρο μέρος της όλης διαδικασίας, ιδιαίτερα τώρα που επικράτησε, τον ρόλο του αξιολογητή να αναλαμβάνει ο άμεσα προϊστάμενος του αξιολογουμένου. Τα πράγματα βελτιώνονται λίγο, αν προηγηθεί εξαντλητική εκπαίδευση τόσο των αξιολογουμένων όσο και των αξιολογητών για το σύστημα αξιολόγησης, τη διαδικασία, τη βαθμολογία, τη χρησιμότητα της αξιολόγησης κ.λπ.
Αυστηροί και επιεικείς αξιολογητές
Όπως σ΄ όλες τις εκφάνσεις της ζωής, οι άνθρωποι χωρίζονται σε ανοιχτοχέρηδες και σφιχτοχέρηδες, έτσι και στην περίπτωση της αξιολόγησης υπάρχουν αξιολογητές που αξιολογούν (και βαθμολογούν) πολύ αυστηρά και άλλοι που αξιολογούν (και βαθμολογούν) πολύ επιεικώς.
Στο παρελθόν καταβλήθηκαν προσπάθειες για υποχρεωτική αξιολόγηση των υπαλλήλων με βάση την καμπύλη GAUSS (π.χ. 10% εξαίρετη, 20% πολύ καλή, 40% ικανοποιητική, 20% μη ικανοποιητική, 10% χαμηλή). Δυστυχώς, η προσπάθεια αυτή πετυχαίνει κάπως στις υψηλές βαθμολογίες (γίνεται σπανιότερη χρήση του «εξαίρετος»), δεν συμβαίνει όμως το ίδιο και με τις χαμηλές, αφού οι δύο τελευταίες βαθμίδες σπάνια χρησιμοποιούνται.
Ίσως μια καλή μέθοδος για να μην αδικούνται οι αξιολογούμενοι που έχουν αυστηρούς αξιολογητές είναι η εξομοίωση όλων των αξιολογήσεων: βρίσκουμε τον μέσο όρο βαθμολογίας όλων των υπαλλήλων κατά κριτήριο και αναπροσαρμόζουμε ανάλογα τις βαθμολογίες των αξιολογητών.
Παράδειγμα: Ο μέσος όρος βαθμολογίας όλου του προσωπικού παγκύπρια στο κριτήριο Α είναι 7 στην κλίμακα του 10, και ο μέσος όρος που χρησιμοποίησε ένας αυστηρός αξιολογητής για το προσωπικό του σ΄ αυτό το συγκεκριμένο κριτήριο είναι 5, τότε, χρησιμοποιώντας την απλή μέθοδο των τριών αυξάνουμε τη βαθμολογία του ανάλογα. [Στις 10 μονάδες της κλίμακας, η διαφορά μεταξύ της παγκύπριας βαθμολογίας (7) και της βαθμολογίας του αυστηρού αξιολογητή (5) είναι 2. Άρα στις 4 μονάδες που πήρε ο αξιολογούμενος η διαφορά είναι 0,8 και έτσι η βαθμολογία του αυξάνεται κατά 0,8 μονάδες, και από 4 γίνεται 4,8 (4Χ2÷10=0,8)].
Αντίθετα, χρησιμοποιώντας την ίδια μέθοδο, αν ο μέσος όρος ενός επιεικούς αξιολογητή είναι 9 ενώ ο παγκύπριος μέσος όρος στο συγκεκριμένο κριτήριο είναι και πάλι 7, τότε μειώνουμε τις επί μέρους βαθμολογίες του κατά 1,6. Αν κάποιος πήρε 8 θα το κάνουμε 6,4 (8Χ2÷10=1,6).
Η μέθοδος αυτή είναι αποτελεσματική όταν υπάρχει ομοιομορφία στις αξιολογήσεις που έκανε ο συγκεκριμένος αξιολογητής στο προσωπικό του, αν δηλαδή τους αξιολόγησε όλους με την ίδια αυστηρότητα ή την ίδια επιείκεια.
Στόχοι
Ένα από τα κυριότερα μέρη της όλης διαδικασίας είναι η ανασκόπηση της υλοποίησης των περσινών στόχων που συμφωνήθηκαν μεταξύ αξιολογουμένου και αξιολογητή και η συμφωνία για τους στόχους που θα επιδιωχθούν κατά το επόμενο έτος.
Η αξιολόγηση της άσπρης κόλλας
Υπάρχουν εκείνοι που υποστηρίζουν ότι θα πρέπει να καταργηθούν τα διάφορα έντυπα και να χρησιμοποιείται μια άσπρη κόλλα στην οποία ο αξιολογητής να καταγράφει τα σχόλια, τις παρατηρήσεις, τους στόχους και τις εισηγήσεις του, και ο αξιολογούμενος να υπογράφει ότι συμφωνεί ή διαφωνεί, αναφέροντας τους λόγους, σε περίπτωση διαφωνίας. Νοείται ότι θα προηγηθεί προσωπική συνέντευξη μεταξύ των δύο.
Επίλογος
Η ετήσια αξιολόγηση είναι ένας χρονοβόρος αλλά πολύ χρήσιμος θεσμός, ο οποίος για να πετύχει χρειάζεται η σύμφωνη γνώμη του προσωπικού και των συντεχνιών του. Ακολουθεί εξαντλητική εκπαίδευση όλων των εμπλεκομένων μέχρι να γίνουν πλήρως αντιληπτοί οι σκοποί, η διαδικασία και ο τρόπος βαθμολογίας των αξιολογουμένων.
*Από το βιβλίο (εξαντλημένο) του Δημήτρη Εργατούδη ΙΣΟΖΥΓΙΣΜΕΝΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ, έκδοση Κυπριακού Ινστιτούτου Χρηματοοικονομικών Υπηρεσιών.
