Η αξιολόγηση του προσωπικού είναι σημαντικό μέρος της διοίκησης οποιουδήποτε οργανισμού, αφού αυτή βοηθά τους διευθυντές να αποτιμούν την απόδοση των υπαλλήλων τους, να εντοπίζουν τα δυνατά και αδύνατά τους σημεία, να θέτουν στόχους για το μέλλον των υπαλλήλων τους και να στηρίζουν την ανέλιξή τους. Για την αξιολόγηση χρησιμοποιούνται διάφορες μέθοδοι, για τις οποίες οι γνώμες των διευθυντών διίστανται, αφού κάποιοι υποστηρίζουν ότι η αξιολόγηση πρέπει να γίνεται με αριθμούς (π.χ. 1 «πτωχή» - 6 «άριστη») ή με λέξεις.
Και οι δύο μέθοδοι έχουν τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματά τους, γι’ αυτό και μια αποτελεσματική μέθοδος αξιολόγησης είναι καλύτερα να συνδυάζει και τα δύο συστήματα.
Η μέθοδος των αριθμών
Οι αριθμοί είναι μια απλή και καθαρή μέθοδος για την αξιολόγηση της απόδοσης αφού:
- Οι διευθυντές μπορούν εύκολα και γρήγορα να συγκρίνουν την απόδοση των υπαλλήλων τους χρησιμοποιώντας ένα σταθερό σύστημα βαθμολογίας. Βοηθά τον διευθυντή να αποφασίζει για τους υπαλλήλους του όσον αφορά προαγωγές, φιλοδωρήματα (μπόνους) και εκπαίδευση.
- Ένα από τα κυριότερα πλεονεκτήματα της αριθμητικής μεθόδου είναι η συνέπεια. Όταν όλοι οι υπάλληλοι αξιολογούνται με βάση την ίδια κλίμακα, η διαδικασία φαίνεται πιο δίκαιη και αντικειμενική. Η ομοιομορφία της αξιολόγησης επιτρέπει τη σύγκριση όλων των υπαλλήλων του οργανισμού.
- Η μέθοδος αυτή καθιστά ευκολότερη την ανάλυση της απόδοσης των υπαλλήλων. Η Υπηρεσία Ανθρώπινου Δυναμικού μπορεί να εντοπίζει τις τάσεις του προσωπικού, να ελέγχει την πρόοδο των υπαλλήλων και να υποβάλλει αναφορές προς υποστήριξη των στρατηγικών αποφάσεων του οργανισμού. Το πλεονέκτημα αυτό έχει ιδιαίτερη σημασία για τους μεγάλους οργανισμούς αφού είναι ένας πρακτικός τρόπος για αποτελεσματική διαχείριση των πληροφοριών που σχετίζονται με την απόδοση του προσωπικού.
- Όσον αφορά τους υπαλλήλους, οι περισσότεροι προτιμούν τους αριθμούς για να ξέρουν πού ακριβώς βρίσκονται σε σχέση με τις προσδοκίες τους για ανέλιξη.
Κλίμακα
Όταν η κλίμακα βαθμολογίας αποτελείται από περιττό αριθμό (π.χ. 1 μέχρι 9), υπάρχει ο κίνδυνος να γίνεται υπερβολική ρήση του μέσου όρου (δηλαδή του 5). Γι’ αυτό και η βαθμολογία πρέπει να αποτελείται από ζυγό αριθμό (π.χ. 8 ή 10).
Μειονεκτήματα
Παρ' όλα τα πλεονεκτήματα της μεθόδου αυτής, οι αριθμοί υπεραπλουστεύουν την πολύπλοκη ανθρώπινη συμπεριφορά. Οι υπάλληλοι δεν είναι μηχανές, γι’ αυτό και η συνεισφορά τους δεν μπορεί πάντοτε να εκφράζεται μόνο με έναν απλό αριθμό.
- Στην κλίμακα 1 μέχρι 9, το 5 είναι η μέση απόδοση, όμως δεν εξηγείται πώς ο αξιολογητής κατέληξε στη βαθμολογία αυτή. Μήπως ο αξιολογούμενος ήταν παραγωγικός όταν εργαζόταν μόνος αλλά υστερούσε όταν συμμετείχε σε ομάδες; Κάλυπτε τους στόχους του ακόμη και κάτω από αντίξοες συνθήκες; Οι αριθμοί από μόνοι τους δεν απαντούν σ’ αυτά τα ερωτήματα.
- Ορισμένοι διευθυντές μεταφράζουν διαφορετικά τους αριθμούς. Ένας διευθυντής μπορεί να θεωρεί το 8 (από 10) ως «πολύ καλή απόδοση», ενώ κάποιος άλλος να το θεωρεί «καλή», με αποτέλεσμα να δημιουργούνται αμφιβολίες σχετικά με την αντικειμενικότητα της προσωπικής αντίληψης της βαθμολογίας.
- Όσον αφορά τους υπαλλήλους, μπορεί αυτοί να επικεντρώνονται στην εξασφάλιση μεγαλύτερης βαθμολογίας, παρά να προσπαθούν να βελτιώνουν τις δεξιότητές τους, με αποτέλεσμα η διαδικασία της αξιολόγησης να καταντά ένας διαγωνισμός αριθμών, παρά ένας παραγωγικός διάλογος με στόχο την ανάπτυξη.
Αξιολόγηση με λέξεις
- Η χρησιμοποίηση λέξεων επιτρέπει στους αξιολογητές να χρησιμοποιούν μια ανατροφοδότηση η οποία απαθανατίζει την πολυπλοκότητα της απόδοσης των υπαλλήλων. Αντί της απλής τοποθέτησης ενός αριθμού, οι αξιολογητές μπορούν να κάνουν αναφορά στις επιτυχίες των υπαλλήλων, να αναγνωρίζουν την προσφορά τους και να δρομολογούν εποικοδομητικά τη μελλοντική τους ανάπτυξη.
- Ενθαρρύνεται ο διάλογος μεταξύ διευθυντών και υπαλλήλων, αφού και τα δύο μέρη μπορούν να αναφερθούν σε παραδείγματα, προσδοκίες και ευκαιρίες για ανέλιξη. Με τον τρόπο αυτό βελτιώνονται οι εργασιακές σχέσεις και η δέσμευση.
- Αναγνωρίζεται το γεγονός ότι η απόδοση συχνά επηρεάζεται από τις περιστάσεις και γι’ αυτό επιτρέπει στον διευθυντή να λαμβάνει υπόψη παράγοντες όπως οι αλλαγές, η έλλειψη πόρων ή η δυσκολία των έργων. Όλα αυτά δεν μπορούν να αποδοθούν με αριθμούς.
Μειονεκτήματα
- Το μεγαλύτερο μειονέκτημα της γραπτής αξιολόγησης είναι η υποκειμενικότητα. Οι διευθυντές μπορεί να χρησιμοποιούν διαφορετική γλώσσα για να περιγράψουν το ίδιο επίπεδο απόδοσης, κάνοντας έτσι δύσκολη τη σύγκριση.
- Είναι χρονοβόρα, αφού χρειάζεται σημαντική προσπάθεια για να ετοιμαστούν λεπτομερή σχόλια, με αποτέλεσμα ορισμένοι διευθυντές να καταλήγουν σε σύντομα ή ελλιπή σχόλια, τα οποία πολύ λίγα προσφέρουν στην αξιολόγηση.
- Ο υπάλληλος και ο διευθυντής μπορεί να ερμηνεύουν διαφορετικά τη γραπτή αξιολόγηση. Φράσεις όπως «χρειάζεται βελτίωση» ή «γενικά ικανοποιητική απόδοση» μπορεί να ερμηνευθούν με πολλούς τρόπους, γεγονός που προκαλεί σύγχυση και διαφωνία.
- Χωρίς κάποιας μορφής μετρήσιμα πρότυπα, δύσκολα μπορεί να γίνει σύγκριση της απόδοσης των αξιολογουμένων στις περιπτώσεις που η αξιολόγηση αξιοποιείται για σκοπούς προαγωγών, προσαυξήσεων ή συμμετοχής σε προγράμματα διαδοχής διευθυντών.
Ισοζυγισμός
Οι διαφορές μεταξύ των δύο μεθόδων δεν είναι άσπρο – μαύρο. Κάθε μέθοδος εξυπηρετεί διαφορετικό σκοπό, ανάλογα με τις ανάγκες κάθε οργανισμού. Οι αριθμοί προσφέρουν δομή, συνέπεια και εύκολη σύγκριση. Οι λέξεις προσφέρουν επεξηγήσεις, λεπτομέρειες και καθοδήγηση για ανέλιξη. Όταν συνδυάζονται, δημιουργούν μια πληρέστερη εικόνα σχετικά με την απόδοση των υπαλλήλων.
Για παράδειγμα, η αξιολόγηση μπορεί να χρησιμοποιεί αριθμούς για τους βασικούς δείκτες απόδοσης, όπως η παραγωγικότητα, η καινοτομία, η εξυπηρέτηση πελατών κ.λπ., και ταυτόχρονα να χρησιμοποιεί λέξεις που να εξηγούν τις επιτυχίες των υπαλλήλων, τις ευκαιρίες ανέλιξης και τους μελλοντικούς στόχους.
Ο συνδυασμός αυτός επιτρέπει στον οργανισμό να επωφελείται από τα πλεονεκτήματα των δύο μεθόδων και, ταυτόχρονα, να αποφεύγει τα μειονεκτήματά τους. Με τον τρόπο αυτόν ο υπάλληλος γνωρίζει ακριβώς πώς βαθμολογείται και την ίδια ώρα λαμβάνει ουσιαστική ανατροφοδότηση σχετικά με την προσωπική και επαγγελματική του ανάπτυξη.
Επίλογος
Οι αξιολογήσεις είναι πιο αποτελεσματικές όταν προσφέρουν λογοδοσία και ανάπτυξη. Οι αριθμοί προσφέρουν σαφήνεια, συνέπεια και πολύτιμα στοιχεία σχετικά με την ανέλιξη του υπαλλήλου, ενώ οι λέξεις προσφέρουν τις λεπτομέρειες που χρειάζονται για να γίνεται αντιληπτή η απόδοσή του.
Παρά να προσπαθούμε να επιλέξουμε μια από τις δύο μεθόδους, είναι καλύτερα να αντιληφθούμε ότι και οι δύο διαδραματίζουν σημαντικό ρόλο στην αξιολόγηση. Η καλύτερη επιλογή είναι ένα ισοζυγισμένο σύστημα αξιολόγησης το οποίο να συνδυάζει αριθμητική βαθμολογία και εμπεριστατωμένη γραπτή ανατροφοδότηση. Πρόκειται για έναν δίκαιο, ενημερωτικό και αποτελεσματικό συνδυασμό, τόσο για τους διευθυντές όσο και τους υπαλλήλους.
* Fellow του Ινστιτούτου Τραπεζιτών Λονδίνου | Ιδρυτικού μέλους του Κυπριακού Ινστιτούτου Χρηματοοικονομικών Υπηρεσιών και του Κυπριακού Συνδέσμου Διεύθυνσης Ανθρώπινου Δυναμικού
