Από προηγούμενο άρθρο μου στον «Π» αντιγράφω τον ορισμό της διαφάνειας στον χώρο εργασίας:
«Διαφάνεια είναι η ειλικρινής και διαφανής αμφίδρομη επικοινωνία μεταξύ υπαλλήλων και διευθυντών. Όπου εφαρμόζεται επικρατεί εμπιστοσύνη, σεβασμός, ελεύθερη επικοινωνία και αφοσίωση των υπαλλήλων, η οποία οδηγεί στην πλήρη ταύτισή τους με τον οργανισμό. Με τη διαφάνεια οι υπάλληλοι γνωρίζουν το κάθε τι που συμβαίνει στον οργανισμό (καλό ή κακό) κι έτσι κλείνουν τ’ αυτιά τους σε κακόβουλες φήμες και διαδόσεις.
Αντίθετα, όταν δεν υπάρχει διαφάνεια οι υπάλληλοι είναι ευάλωτοι σε τέτοιες φήμες και διαδόσεις. Επίσης, αισθάνονται ότι δεν αναγνωρίζονται οι κόποι και η συνεισφορά τους στις επιτυχίες του οργανισμού. Πολλές φορές νιώθουν φοβισμένοι για το μέλλον τους και τους δημιουργούνται αμφιβολίες όσον αφορά τις πρακτικές που ακολουθεί η διεύθυνση και για τις αποφάσεις που αυτή λαμβάνει».
Οι κόκκινες γραμμές
Οι κόκκινες γραμμές όσον αφορά το μέχρι πού μπορεί να φτάσει η διαφάνεια είναι απαραίτητες προκειμένου αυτή να μην τύχει εκμετάλλευσης από επιτήδειους. Οι υπάλληλοι πρέπει να γνωρίζουν τι ακριβώς αναμένουν να μαθαίνουν από τους συναδέλφους και τους διευθυντές τους. Γι’ αυτό και πρέπει να γίνουν κατανοητά από όλους (διευθυντές και υπαλλήλους) τα όρια της διαφάνειας.
Όταν δεν υπάρχουν όρια, κουτσομπολιά, ψεύτικες διαδόσεις, χαρακτηρισμοί, πισώπλατες μαχαιριές και σεξουαλικές παρενοχλήσεις μπορούν να τύχουν εκμετάλλευσης από κάποιους που θα επικαλεστούν τη διαφάνεια.
Όσον αφορά το κεφάλαιο «διαφάνεια», καλό θα ήταν αυτό να περιλαμβάνεται στις αρχές και αξίες του οργανισμού και στην εταιρική του κουλτούρα.
Τα οφέλη
Ένα σωστό σύστημα διαφάνειας ωφελεί τόσο τον οργανισμό, όσο και τους υπαλλήλους:
- Επικοινωνία και αλληλοενημέρωση
Όταν οι υπάλληλοι βλέπουν τους προϊσταμένους τους να χρησιμοποιούν τη διαφάνεια θα τους αντιγράψουν και θα είναι πρόθυμοι να μοιραστούν με τους συναδέλφους τους πληροφορίες και γνώσεις που θα τους βοηθήσουν στη δουλειά τους. Αυτές οι πληροφορίες και γνώσεις αποκτούν ιδιαίτερη σημασία όταν αφορούν καινοτόμες ιδέες οι οποίες απλοποιούν τις διαδικασίες.
- Αφοσίωση
Σε ένα διαφανές εργασιακό περιβάλλον, στο οποίο αναγνωρίζονται δημόσια και αμείβονται (όχι κατ’ ανάγκη χρηματικά) οι επιτυχίες των υπαλλήλων, οι υπάλληλοι αισθάνονται ικανοποιημένοι από τη δουλειά τους, με αποτέλεσμα να αυξάνεται η αφοσίωση και η παραγωγικότητά τους.
- Εμπιστοσύνη
Όταν οι διευθυντές ενημερώνουν συνεχώς του υπαλλήλους τους για τις εξελίξεις (καλές ή κακές) στον οργανισμό, οι υπάλληλοι αισθάνονται ότι οι προϊστάμενοί τους, τους εμπιστεύονται και ανταποδίδουν έμπρακτα την εμπιστοσύνη τους προς τους διευθυντές τους.
- Πελάτες
Η ικανοποίηση που αισθάνονται οι υπάλληλοι σε ένα διαφανές εργασιακό περιβάλλον έχει θετικές προεκτάσεις και στην εξυπηρέτηση που οι υπάλληλοι προσφέρουν στους πελάτες τους, αφού γνωρίζουν ότι ικανοποιημένοι πελάτες σημαίνει αύξηση του κύκλου των εργασιών του οργανισμού και περαιτέρω πρόοδός του. Και όταν ο οργανισμός προοδεύει, μαζί του θα προοδεύουν και οι υπάλληλοι.
Τι σημαίνει διαφάνεια
Εάν ο οργανισμός καταφέρει να μεταλαμπαδεύσει τη σωστή διαφάνεια σε όλους τους υπαλλήλους του, αυτό θα έχει θετική επίδραση σε διάφορες δραστηριότητές του, όπως:
- Στις προσλήψεις
Διαφάνεια στις προσλήψεις σημαίνει:
- λεπτομερείς αγγελίες για τυχόν κενές θέσεις, οι οποίες θα περιλαμβάνουν την περιγραφή εργασίας, τον μισθό και τα ωφελήματα. Αγγελίες τύπου «μισθός αναλόγως προσόντων και πείρας», πρέπει να αποφεύγονται.
- άμεση ενημέρωση των υποψηφίων σχετικά με την τύχη της αίτησής τους
- ειλικρινής επικοινωνία μεταξύ συνεντευξιαστών προκειμένου να επιλεγούν οι πιο κατάλληλοι υποψήφιοι.
- Στις αξιολογήσεις
Για να καταλάβετε πώς εξελίχθηκε η διαφάνεια στις ετήσιες αξιολογήσεις, παρακολουθήστε πώς έγινε αυτό σε έναν μεγάλο τραπεζικό οργανισμό. Αρχίζω από το παλαιότερο σύστημα και προχωρώ προς τα νεότερα:
- Ο διευθυντής (που συνήθως δεν ήταν ο άμεσα προϊστάμενος του αξιολογουμένου) συμπλήρωνε ένα έντυπο με 5–6 κριτήρια, χρησιμοποιώντας τέσσερις βαθμίδες αξιολόγησης (πολύ καλή, καλή, ικανοποιητική, μη ικανοποιητική). Οι αξιολογούμενοι δεν γνώριζαν πώς τους αξιολογούσαν οι διευθυντές τους.
- Το ίδιο σύστημα, με τη διαφορά ότι οι αξιολογητές ενημέρωναν τους αξιολογουμένους αν η απόδοσή τους ήταν μη ικανοποιητική και οι τελευταίοι δήλωναν γραπτώς ότι «έλαβαν γνώση».
- Την αξιολόγηση αναλαμβάνουν οι άμεσα προϊστάμενοι των υπαλλήλων και ορίζεται ως δεύτερος αξιολογητής ο προϊστάμενος του πρώτου. Ταυτόχρονα, εισάγεται ο θεσμός της προσωπικής συνέντευξης αξιολόγησης. Οι αξιολογητές ενημερώνουν τους αξιολογουμένους για την αξιολόγησή τους (καλή ή κακή) και οι αξιολογούμενοι έχουν το δικαίωμα να διαφωνήσουν. Εξακολουθούν, όμως, να μη γνωρίζουν τα τελικά σχόλια των αξιολογητών και τις συστάσεις τους προς τη διεύθυνση για προαγωγές, προσαυξήσεις, φιλοδωρήματα, κ.λπ.
- Οι αξιολογούμενοι ενημερώνονται για τα σχόλια των αξιολογητών, όχι όμως και για τις συστάσεις τους προς τη διεύθυνση.
- Το έντυπο αξιολόγησης γίνεται «ανοικτό βιβλίο» και ο αξιολογούμενος το βλέπει όπως θα υποβληθεί στη διεύθυνση.
Τα τελευταία χρόνια, μέσα στα πλαίσια της διαφάνειας, οι οργανισμοί εισήγαγαν τον θεσμό της τακτικής ανατροφοδότησης των υπαλλήλων από τους διευθυντές τους, γεγονός που ενισχύει τον θεσμό των ετήσιων αξιολογήσεων.
- Στρατηγική και στόχοι
Όσα περισσότερα γνωρίζει το προσωπικό σχετικά με τις εξελίξεις, τη στρατηγική και τους στόχους του οργανισμού, τόσο περισσότερη ευθύνη αισθάνεται να εργαστεί για να υλοποιηθούν οι εν λόγω στόχοι. Ταυτόχρονα, με τον τρόπο αυτό οι υπάλληλοι κλείνουν τα αυτιά τους σε ψεύτικες διαδόσεις και στην παραπληροφόρηση που, πολλές φορές, προκαλούν αχρείαστη ανησυχία στο προσωπικό.
- Έργα
Τα τελευταία χρόνια όλο και περισσότερο χρησιμοποιείται ο θεσμός των «έργων» (projects). Διορίζεται ο ιδιοκτήτης (owner) του έργου και επιλέγεται η ομάδα που θα το στελεχώσει. Σε ένα σύστημα διαφάνειας οι ομάδες των διάφορων έργων συνεργάζονται και αλληλοενημερώνονται, με αποτέλεσμα να μοιράζονται πληροφορίες και στόχους, γεγονός που βοηθά στην ταχύτερη και επιτυχέστερη διεκπεραίωση των έργων.
Επίλογος
Η αυτοσυντήρηση είναι ένα ισχυρό ανθρώπινο ένστικτο. Δηλώνουμε υπέρμαχοι της διαφάνειας, όμως, όταν τα νέα είναι δυσάρεστα διστάζουμε να τα ανακοινώσουμε. Κι όμως, αν τα κακά νέα ανακοινώνονται στην κατάλληλη στιγμή στους κατάλληλους ανθρώπους, πιθανόν αυτοί να έλθουν με ιδέες και εισηγήσεις οι οποίες μπορεί να προλάβουν ή να μετριάσουν το επερχόμενο κακό.
*Ο Δημήτρης Εργατούδης είναι αφυπηρετήσας (2006) ανώτερος διευθυντής της Λαϊκής Τράπεζας και fellow του Ινστιτούτου Τραπεζιτών Λονδίνου.
