Στα άρθρα μας που δημοσιεύτηκαν τα δύο τελευταία Σάββατα στον «Π» σχετικά με τα διάφορα μέσα επικοινωνίας, πολλές φορές θίξαμε ακροθιγώς τις προσωπικές τηλεσυνεντεύξεις πρόσληψης. Στο σημερινό μας άρθρο θα ασχοληθούμε εκτεταμένα με το θέμα αυτό.
Εισαγωγή
Η ραγδαία ανάπτυξη της τεχνολογίας τα τελευταία χρόνια έχει επηρεάσει και τη διαδικασία προσλήψεων. Παλαιότερα οι τηλεσυνεντεύξεις ήταν μια προσωρινή ή εναλλακτική λύση. Σήμερα έχουν γίνει ρουτίνα και πολλές φορές προτιμώνται από τις συνεντεύξεις πρόσωπο με πρόσωπο, αφού οι τηλεσυνεντεύξεις προσφέρουν ευελιξία, στοιχίζουν λιγότερα και επιτρέπουν στους οργανισμούς να προσεγγίζουν υποψηφίους από όλες τις χώρες του κόσμου. Από την άλλη, οι υποψήφιοι επωφελούνται από τις ευκαιρίες, που τους προσφέρονται και την εύκολη πρόσβαση σ’ αυτές. Η επιτυχία των τηλεσυνεντεύξεων δεν εξαρτάται μόνο από την αξιοπιστία της τεχνολογίας, αλλά και από τη συμπεριφορά, την προετοιμασία και τον επαγγελματισμό τόσο των συνεντευκτών όσο και των υποψηφίων.
Ο ρόλος του συνεντευκτή
Ο συνεντευκτής διαδραματίζει σημαντικό ρόλο στον καθορισμό του τόνου και της δομής της συνέντευξης. Θεμέλιος λίθος για την επιτυχία της είναι η σχολαστική προετοιμασία η οποία περιλαμβάνει: προσεκτική μελέτη του βιογραφικού τού υποψηφίου, της συνοδευτικής του επιστολής και της πείρας του.
Εξίσου σημαντική είναι και η ετοιμασία των τεχνικών μέσων, που θα χρησιμοποιηθούν, όπως η διαδικτυακή σύνδεση, ο μηχανισμός βιντεογράφησης και προβολής εικόνας, το μικρόφωνο και η ψηφιακή πλατφόρμα. Όλα αυτά πρέπει να ελεγχθούν πριν την έναρξη της συνέντευξης.
Αν παρά όλες τις προσπάθειες προκύψουν προβλήματα κατά τη διάρκεια της συνέντευξης, ο συνεντευκτής πρέπει να παραμείνει ψύχραιμος και ήρεμος. Αυτά τα προβλήματα δεν είναι ασυνήθιστα σε τέτοιες συνεντεύξεις.
Κατά τη διάρκεια της συνέντευξης, ο συνεντευκτής πρέπει να επικοινωνεί με τον υποψήφιο με σαφήνεια και σεβασμό. Πρέπει να μιλά καθαρά και δυνατά, να ακούει με προσοχή τον υποψήφιο και να μην τον διακόπτει. Να κοιτάζει συνεχώς στον φακό για να έχει αδιάλειπτη οπτική επαφή με τον υποψήφιο. Με τον τρόπο αυτό η επικοινωνία γίνεται περισσότερο προσωπική. Ο τόνος της φωνής του πρέπει να είναι επαγγελματικός αλλά φιλικός, ούτως ώστε να αμβλύνει το άγχος του υποψηφίου και να τον ενθαρρύνει να δίνει ειλικρινείς απαντήσεις.
Η συνέντευξη πρέπει να διεξαχθεί με δίκαιο τρόπο, να υποβάλλονται οι σωστές ερωτήσεις, να εξηγείται η διαδικασία που θα ακολουθηθεί και να αφήνεται στον υποψήφιο αρκετός χρόνος για να απαντά στις ερωτήσεις. Με τον ίδιο τρόπο πρέπει να τυγχάνουν χειρισμού όλοι οι υποψήφιοι.
Μετά το τέλος της συνέντευξης, ο συνεντευκτής πρέπει να εξηγεί στον υποψήφιο τι θα ακολουθήσει και τα χρονοδιαγράμματα, ούτως ώστε φεύγοντας ο υποψήφιος να μην έχει την παραμικρή αμφιβολία για την τύχη της αίτησής του.
Ο ρόλος του υποψηφίου
Όσα λέχθηκαν σχετικά με την προετοιμασία του συνεντευκτή, ισχύουν και για τον υποψήφιο. Πρώτα απ’ όλα πρέπει να μάθει τα πάντα για τον οργανισμό και για την κενή θέση. Πρέπει επίσης να προετοιμαστεί για τις συνηθισμένες ερωτήσεις που υποβάλλονται σε όλες τις συνεντεύξεις πρόσληψης.
Η τεχνική προετοιμασία ισχύει και για τον υποψήφιο: έλεγχος συσκευής που θα χρησιμοποιηθεί, σταθερή διαδικτυακή σύνδεση, ήσυχος χώρος με σωστό φωτισμό και απλό φόντο, αποφυγή διακοπών κ.λπ. Παρόλο που η συνέντευξη θα διεξαχθεί εξ αποστάσεως, ο υποψήφιος πρέπει να προσέξει το ντύσιμο και την εμφάνισή του. Γενικά η όλη του παρουσία πρέπει να εκπέμπει επαγγελματισμό και σεβασμό.
Κατά τη διάρκεια της συνέντευξης πρέπει να ακούει με προσοχή τι θα λέγει ο συνεντευκτής και να απαντά με σοβαρότητα και σαφήνεια. Πρέπει να διατηρεί συνεχώς οπτική επαφή με τον συνεντευκτή, κοιτάζοντας διαρκώς τον φακό. Δεν πρέπει να ασχολείται με οτιδήποτε άλλο το οποίο πιθανόν να αποσπάσει την προσοχή του συνεντευκτή (π.χ. έλεγχος συσκευής, απάντηση σε τηλεφωνήματα/μηνύματα). Όλα αυτά είναι δείγματα έλλειψης σεβασμού και επαγγελματισμού.
Η συμπεριφορά του πρέπει να είναι ισοζυγισμένη μεταξύ αυτοπεποίθησης και ευγένειας. Δεν πρέπει να διακόπτει τον συνεντευκτή και πρέπει να απαντά με ακρίβεια και ειλικρίνεια. Η υποβολή στοχευμένων ερωτήσεων στον συνεντευκτή σχετικά με τον οργανισμό είναι ένδειξη επαγγελματισμού, ενδιαφέροντος και παρώθησης. Στο τέλος της συνέντευξης πρέπει να ευχαριστήσει τον συνεντευκτή, ούτως ώστε να αφήσει μια θετική τελική εικόνα.
Η σημασία όσων δεν ακούγονται στη συνέντευξη
Παρόλο που η τηλεσυνέντευξη περιορίζει την προσωπική αλληλεπίδραση, η χωρίς λόγια επικοινωνία παραμένει ουσιώδης. Η έκφραση του προσώπου, η στάση του σώματος και οι χειρονομίες επηρεάζουν την εντύπωση, που θα σχηματιστεί εκατέρωθεν.
- Ο συνεντευκτής Ο συνεντευκτής πρέπει να είναι συνεχώς αφοσιωμένος στις συζητήσεις, να αποφεύγει να κοιτάζει αλλού και να διατηρεί θετική έκφραση, χαμογελώντας όταν πρέπει και κουνώντας την κεφαλή προς τα κάτω ως ένδειξη, ότι συμφωνεί ή επικροτεί όσα λέγει ο υποψήφιος.
- Ο υποψήφιος Τα ίδια ισχύουν και για τον υποψήφιο. Πρέπει να κάθεται σωστά, να προσέχει την έκφρασή του και τις χειρονομίες του και να κοιτάζει συνεχώς προς τον φακό. Με τον τρόπο αυτό ο συνεντευκτής αντιλαμβάνεται ότι ο υποψήφιος δίνει την πρέπουσα σημασία στη συνέντευξη. Πρέπει να αποφεύγει νευρικές κινήσεις και να αγγίζει το κεφάλι του, που είναι ένδειξη αμηχανίας.
Και για τα δύο μέρη έχουν σημασία ο τόνος και ο ρυθμός της ομιλίας. Όταν μιλούν πολύ γρήγορα μπορεί να μη γίνονται κατανοητοί, ειδικά όταν υπάρχουν διακοπές στη σύνδεση. Στον αντίποδα, αν μιλούν πολύ αργά παρεμποδίζεται ο ομαλή ροή της συνομιλίας.
Οι ευθύνες και η επαγγελματική ετικέτα
Η επιτυχία της συνέντευξης στηρίζεται στον αλληλοσεβασμό, για τον οποίο και τα δύο μέρη είναι υπεύθυνα. Πρέπει να σέβονται τα χρονοδιαγράμματα, να παραμένουν προσηλωμένοι στη συζήτηση και να είναι υπομονετικοί όταν προκύπτουν τεχνικές δυσκολίες. Η σαφήνεια στην επικοινωνία αποκτά ιδιαίτερη σημασία στις συνεντεύξεις σε πραγματικό χρόνο, αφού είναι ευκολότερο σ’ αυτές – παρά στις συνεντεύξεις πρόσωπο με πρόσωπο – να προκύψουν παρεξηγήσεις.
Η επαγγελματική ετικέτα περιλαμβάνει ευγένεια, προσαρμοστικότητα και αδιάλειπτη προσοχή. Τυχόν προβλήματα θορύβου, παρεμβάσεις ή διακοπές στη σύνδεση πρέπει να τυγχάνουν ήρεμου και επαγγελματικού χειρισμού. Η θετική στάση και από τα δύο μέρη συμβάλλουν στη μείωση της έντασης και σε παραγωγική εξέλιξη της συνέντευξης.
Η εμπιστευτικότητα είναι απαραίτητη, γι’ αυτό και η συνέντευξη πρέπει να διεξάγεται σε ένα ασφαλισμένο - προσωπικό περιβάλλον. Σεβασμός προς την εμπιστευτικότητα δημιουργεί ένα κλίμα εμπιστοσύνης και επαγγελματικής ακεραιότητας.
Επίλογος
Οι τηλεσυνεντεύξεις έχουν γίνει αναπόσπαστο μέρος της διαδικασίας προσλήψεων. Προσφέρουν αποτελεσματικότητα και ευκολία τόσο στους υποψηφίους όσο και στους οργανισμούς. Η επιτυχία τους δεν εξαρτάται μόνο από την επάρκεια των τεχνικών μέσων που θα χρησιμοποιηθούν, αλλά και από τη συμπεριφορά, την προετοιμασία και τον επαγγελματισμό των δύο μερών. Η τεχνική προετοιμασία, η καθαρή επικοινωνία και ο αλληλοσεβασμός δημιουργούν θετικό και παραγωγικό περιβάλλον. Όταν οι τηλεσυνεντεύξεις γίνονται σωστά μπορεί να είναι το ίδιο αποτελεσματικές όπως και οι συνεντεύξεις πρόσωπο με πρόσωπο, εξασφαλίζοντας καλύτερες επιλογές και ισχυρότερες επαγγελματικές σχέσεις.
* Fellow του Ινστιτούτου Τραπεζιτών Λονδίνου | Ιδρυτικού μέλους του Κυπριακού Ινστιτούτου Χρηματοοικονομικών Υπηρεσιών και του Κυπριακού Συνδέσμου Διεύθυνσης Ανθρώπινου Δυναμικού.
