Η αναδιοργάνωση ενός οργανισμού συνήθως μεταφράζεται ως στρατηγική ή τεχνολογική πρόκληση (νέα συστήματα, νέο οργανόγραμμα, επεκτάσεις κ.λπ.). Και όμως, ένα μεγάλο ποσοστό της επιτυχίας μιας αναδιοργάνωσης εξαρτάται από τον χειρισμό του ανθρώπινου δυναμικού και όχι μόνο από στρατηγικούς και τεχνολογικούς παράγοντες. Ένα από τα μεγαλύτερα εμπόδια που συμβάλλουν στην αποτυχία μιας αναδιοργάνωσης –το οποίο συνήθως δεν λαμβάνεται υπόψη– είναι η άγνοια των διευθυντών όσον αφορά τον χειρισμό των υπαλλήλων τους.
Τεχνικές ικανότητες VS διαπροσωπικές σχέσεις
Πολλές φορές, στις προαγωγές λαμβάνονται υπόψη οι τεχνικές ικανότητες και τα οικονομικά αποτελέσματα αυτών που προάγονται. Παρ' όλη τη σημασία που έχουν τα προσόντα αυτά, τίποτε δεν εγγυάται ότι αυτοί που προάγονται αυτόματα διαθέτουν και τις απαιτούμενες ικανότητες για τις διαπροσωπικές σχέσεις που είναι απαραίτητες για να ηγηθούν των ομάδων τους κάτω από αβέβαιες συνθήκες. Εξ ορισμού οι αναδιοργανώσεις διαταράσσουν τη ρουτίνα, τη συμπεριφορά και τις προσδοκίες των εργαζομένων. Χωρίς μια ενσυναισθηματική, επικοινωνιακή και θετική νοημοσύνη, ακόμη και η πιο καλά σχεδιασμένη αναδιοργάνωση μπορεί να καθυστερήσει ή ακόμη και να καταρρεύσει.
Η σημασία της επικοινωνίας
Οι ηγέτες που στερούνται ικανοτήτων στις διαπροσωπικές σχέσεις συνήθως παρουσιάζουν αδυναμίες και στην επικοινωνία. Κατά τη διάρκεια μιας αναδιοργάνωσης οι υπάλληλοι αναμένουν από τους ηγέτες τους σαφήνεια και καθησύχαση. Θέλουν να ξέρουν όχι μόνο τι αλλάζει αλλά και γιατί αλλάζει, καθώς και πώς οι ίδιοι θα επηρεαστούν από τις αλλαγές. Οι ηγέτες προκαλούν σύγχυση όταν ενημερώνουν το προσωπικό τους με ασαφή, υπερβολικά τεχνικό και αντιφατικό τρόπο. Όταν συμβαίνει αυτό, είναι φυσικό να αρχίζουν οι φήμες για να καλυφθούν τα κενά. Επίσης διαβρώνεται η εμπιστοσύνη και μεγαλώνει η αντίδραση των υπαλλήλων.
Ενσυναίσθηση
Εξίσου καταστροφική είναι και η απουσία ενσυναίσθησης. Συνήθως οι αναδιοργανώσεις συνοδεύονται από απολύσεις, αλλαγές καθηκόντων και αυξημένο όγκο εργασίας. Οι ηγέτες που δεν μπορούν να αντιληφθούν τον συναισθηματικό αντίκτυπο των αλλαγών θεωρούνται από τους υπαλλήλους τους αποστασιοποιημένοι ή αδιάφοροι. Αυτό μπορεί να επηρεάσει το ηθικό και την αφοσίωση των υπαλλήλων, οι οποίοι είναι πιο πιθανόν να στηρίξουν μια αλλαγή όταν αισθάνονται ότι οι απόψεις τους ακούγονται από τους ηγέτες τους. Η στήριξη αυτή έχει ιδιαίτερη σημασία όταν οι αλλαγές είναι δύσκολες. Ενσυναίσθηση δεν σημαίνει αποφυγή δύσκολων αποφάσεων αλλά ενημέρωση του προσωπικού με σεβασμό, διαφάνεια και ανθρωπιά.
Εμπιστοσύνη
Ο θεμέλιος λίθος μιας αναδιοργάνωσης είναι η εμπιστοσύνη. Όταν οι υπάλληλοι δεν εμπιστεύονται τους ηγέτες τους ή όταν οι τελευταίοι δεν τηρούν τις υποσχέσεις τους, αρχίζει ο σκεπτικισμός. Σε τέτοια περίπτωση οι υπάλληλοι συμμορφώνονται επιφανειακά με τις νέες πρωτοβουλίες, ενώ στην πραγματικότητα αποστασιοποιούνται ή αντιδρούν στις αλλαγές. Όσον αφορά την εμπιστοσύνη, αυτή εξασφαλίζεται με συνέπεια, δεκτικότητα και λογοδοσία.
Ανατροφοδότηση
Οι ηγέτες που δεν διαθέτουν ικανότητες διαπροσωπικών σχέσεων συνήθως δεν είναι υπέρ της ανατροφοδότησης. Αυτό ισχύει τόσο για τη δική τους ανατροφοδότηση για τους υπαλλήλους τους όσο και για την ανατροφοδότηση των υπαλλήλων τους γι’ αυτούς (τους ηγέτες). Η αναδιοργάνωση απαιτεί συνεχή εκμάθηση και προσαρμογή. Οι ηγέτες πρέπει να αφουγκράζονται τις ανησυχίες του προσωπικού της πρώτης γραμμής, να ενσωματώνουν τις καλές τους ιδέες στον σχεδιασμό των αλλαγών και να αναπροσαρμόζουν ανάλογα τα σχέδιά τους. Όταν οι ηγέτες δεν χρησιμοποιούν την ανατροφοδότηση ή αντιδρούν αρνητικά σ’ αυτή δημιουργούν μια κουλτούρα στην οποία οι υπάλληλοι αισθάνονται ανασφαλείς να εκφράζονται, με αποτέλεσμα αξιόλογες πληροφορίες να χάνονται και τα προβλήματα να εξελίσσονται σε κρίσεις.
Οι συνέπειες
Τα πιο πάνω δεν επηρεάζουν μόνο την εταιρική κουλτούρα· επηρεάζουν και τις λειτουργικές διαδικασίες του οργανισμού, με αποτέλεσμα να μην τηρούνται οι προϋπολογισμοί και τα χρονοδιαγράμματα των έργων και οι στρατηγικοί στόχοι να μην επιτυγχάνονται. Οι υπάλληλοι αισθάνονται εξουθενωμένοι και η αφοσίωσή τους μειώνεται κάθετα. Πολλοί υπάλληλοι υποβάλλουν παραίτηση με οδυνηρές συνέπειες τη στιγμή που η σταθερότητα είναι απαραίτητη κατά τη διάρκεια των αλλαγών. Σε ακραίες περιπτώσεις οι προσπάθειες για αναδιοργάνωση ναυαγούν πλήρως, με τον οργανισμό να βρίσκεται σε χειρότερη θέση από ό,τι ήταν προηγουμένως.
Διορθωτικά μέτρα
Για να βελτιωθούν οι ανθρωποκεντρικές ικανότητες των διευθυντών τους, οι οργανισμοί πρέπει να:
- Αντιληφθούν ότι η αποτελεσματικότητα ενός ηγέτη είναι πολυδιάστατη. Οι τεχνικές γνώσεις δεν είναι αρκετές. Οι οργανισμοί πρέπει να επενδύουν σε επιμορφωτικά μαθήματα για τους διευθυντές τους, τα οποία να περιλαμβάνουν συναισθηματική νοημοσύνη, επικοινωνία και δημιουργία σχέσεων. Η εκπαίδευση αυτή δεν πρέπει να προσφέρεται επιλεκτικά ή ως δευτερεύουσα αλλά ως απαραίτητο στοιχείο των ηγετικών ικανοτήτων.
- Περιλαμβάνουν στα προγράμματά τους μηχανισμούς δομημένων ανατροφοδοτήσεων, όπως π.χ. αξιολογήσεις 360ο. Τα εργαλεία αυτά προσφέρουν στους διευθυντές καλύτερη εικόνα για το πώς βλέπουν τη συμπεριφορά τους οι συνάδελφοί τους, οι υφιστάμενοί τους, οι προϊστάμενοί τους, οι συνεργάτες τους κ.λπ. Αν τα αποτελέσματα της ανατροφοδότησης συνδυαστούν με προγράμματα βελτίωσης, μπορούν να αποτελέσουν έναν ισχυρό καταλύτη για πρόοδο και ανάπτυξη. Με τον τρόπο αυτόν οι διευθυντές βελτιώνουν την αυτογνωσία και τη συμπεριφορά τους και αντιμετωπίζουν με επιτυχία τις πολύπλοκες διαπροσωπικές σχέσεις της αναδιοργάνωσης.
- Φροντίζουν ώστε όλοι οι υπάλληλοι να συμμετέχουν στην αναδιοργάνωση. Η δημιουργία διάφορων ομάδων με διαφορετικά προσόντα μειώνει το χάσμα μεταξύ των υπαλλήλων. Παράλληλα οι ηγέτες πρέπει να λογοδοτούν όχι μόνο για τα αποτελέσματά τους αλλά και για τον τρόπο με τον οποίον αυτά επιτυγχάνονται. Και τα δύο αυτά στοιχεία (αποτελέσματα και τρόπος επίτευξής τους) πρέπει να λαμβάνονται υπόψη στις αξιολογήσεις των ηγετών και στα κίνητρα παρώθησής τους.
Επίλογος
Η αναδιοργάνωση ενός οργανισμού είναι τόσο στρατηγικός όσο και ανθρωποκεντρικός στόχος. Όταν οι διευθυντές δεν διαθέτουν ικανότητες διαπροσωπικών σχέσεων υπονομεύουν τις προϋποθέσεις που είναι απαραίτητες για την επιτυχία της αναδιοργάνωσης. Προσδίδοντας ίση σημασία στις διαπροσωπικές ικανότητες και στις τεχνικές γνώσεις, οι οργανισμοί μπορούν να βελτιώνουν σημαντικά τις πιθανότητες για μια πετυχημένη αναδιοργάνωση. Οι ικανοί ηγέτες αναμιγνύουν στην αναδιοργάνωση όλο το προσωπικό τους.
* Fellow του Ινστιτούτου Τραπεζιτών Λονδίνου | Ιδρυτικού μέλους του Κυπριακού Ινστιτούτου Χρηματοοικονομικών Υπηρεσιών και του Κυπριακού Συνδέσμου Διεύθυνσης Ανθρώπινου Δυναμικού.
